E-Rechnung aus Excel erstellen: So bleibt Ihre Vorlage nutzbar

Viele Selbständige und kleine Unternehmen schreiben Rechnungen in Excel. Die Vorlage passt zum eigenen Betrieb und ist über Jahre gewachsen. Für eine E-Rechnung braucht sie jedoch einen strukturierten digitalen Teil.

Warum Speichern als PDF nicht genügt

Excel kann eine Rechnung als PDF ausgeben. Dieses PDF zeigt Menschen den Inhalt aber es enthält keine vollständig strukturierten Rechnungsdaten nach EN 16931. Eine E-Rechnung muss Felder wie Rechnungsnummer, Parteien, Positionen, Steueraufschlüsselung und Zahlungsinformationen maschinenlesbar bereitstellen.

Die Lösung besteht nicht darin die Tabelle aufzugeben. Stattdessen werden relevante Zellen einmalig den fachlichen Rechnungsfeldern zugeordnet. Aus diesen Daten kann anschließend eine ZUGFeRD-Rechnung oder XRechnung erzeugt werden.

Schritt 1: Die Excel-Vorlage vorbereiten

Zuerst wird festgelegt wo sich die Angaben befinden. Typische Zuordnungen sind Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Verkäufer, Empfänger, Leistungszeitpunkt, Währung, Zahlungsziel und Bankverbindung. Für Positionen werden der Zeilenbereich und Spalten für Bezeichnung, Menge, Einheit, Preis und Steuer definiert.

Gute Zuordnungen sind wiederverwendbar. Sie werden mit der Arbeitsmappe gespeichert und stehen bei der nächsten Rechnung wieder bereit. Änderungen an Zeilen oder Spalten sollten danach bewusst vorgenommen und erneut geprüft werden.

Schritt 2: Verständliche Eingaben in strukturierte Daten übersetzen

E-Rechnungen arbeiten mit standardisierten Codes. Eine Einheit wie „Stück“ wird technisch anders angegeben als „Stunde“ oder „Meter“. Anwender sollten trotzdem mit verständlichen Begriffen arbeiten können. Die Software übersetzt diese Werte erst bei der Ausgabe in den vorgesehenen Code.

Ähnlich wichtig sind Steuerkategorien. Ein Steuersatz von null Prozent reicht allein nicht aus. Es muss erkennbar sein ob eine Steuerbefreiung, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr oder ein anderer Sachverhalt vorliegt. Die fachliche Auswahl bleibt Aufgabe des Rechnungsausstellers.

Schritt 3: Fehlende Angaben ergänzen

Eine vorhandene Excel-Rechnung enthält nicht immer alle strukturierten Pflichtfelder. Ein geführter Assistent kann fehlende Angaben abfragen und direkt erklären wofür sie benötigt werden. Bei einer XRechnung an eine Behörde kommen oft Käuferreferenz, elektronische Adresse und Kontaktdaten hinzu.

Hilfreiche Fehlermeldungen nennen nicht nur einen technischen Regelcode. Sie führen zur betroffenen Angabe oder Positionszeile. Das verkürzt die Korrektur besonders bei längeren Rechnungen.

Schritt 4: Das passende Ergebnis erzeugen

Für eine ZUGFeRD-Rechnung wird das sichtbare Rechnungsblatt als PDF ausgegeben. Anschließend werden die strukturierten XML-Daten eingebettet. Das Ergebnis ist eine PDF/A-3-Hybridrechnung. Für XRechnung wird eine eigenständige XML-Datei erzeugt.

Beide Ergebnisse sollten gegen die passenden technischen Regeln validiert werden. Bei XRechnung sind die offizielle KoSIT-Prüfkonfiguration und die zum Ausstellungszeitpunkt gültige Version entscheidend. Bei ZUGFeRD müssen Profil, XML und PDF/A-Eigenschaften zusammenpassen.

Schritt 5: Menschlich und technisch prüfen

Eine technische Prüfung findet fehlende Pflichtfelder, unzulässige Codes und rechnerische Widersprüche. Sie kann jedoch nicht beurteilen ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde oder der Steuerfall korrekt gewählt ist. Vor dem Versand sollten deshalb sichtbares Rechnungsbild und strukturierte Daten gemeinsam kontrolliert werden.

Schritt 6: Den Versand vorbereiten

Nach der Prüfung kann TabellenFaktura einen Outlook-Entwurf mit Empfänger, Betreff, Nachricht, Signatur und Rechnungsanhang vorbereiten. Die E-Mail bleibt bis zur persönlichen Kontrolle ein Entwurf und wird nicht automatisch versendet.

Typische Fehler aus der Praxis

• Ein einfaches PDF wird fälschlich als E-Rechnung betrachtet.
• Pflichtangaben stehen nur im sichtbaren Bild und fehlen in der XML.
• Freie Einheitenkürzel lassen sich nicht eindeutig zuordnen.
• Netto, Steuer und Brutto unterscheiden sich durch fehlerhafte Rundung.
• Steuerfreie Positionen haben keine passende Kategorie oder Begründung.
• Bei Behörden fehlen Leitweg-ID oder elektronische Adresse.
• Die XML wird erzeugt aber nicht gegen aktuelle Regeln geprüft.

Lokale Verarbeitung als bewusste Entscheidung

Rechnungen enthalten sensible Kunden-, Steuer- und Bankdaten. Eine lokale Lösung verarbeitet diese Inhalte direkt auf dem Windows-PC. Für die Erstellung und Validierung ist keine Übertragung der Rechnung an einen Online-Dienst nötig. Der Lizenzserver muss nur wissen ob der Freischaltcode gültig ist und welche Programmversion installiert wurde.

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FAQ

Häufige Fragen

Kann Excel selbst eine XRechnung erstellen?

Excel stellt die Rechnungsdaten bereit. Für eine normgerechte XRechnung müssen diese Daten in eine zulässige XML-Struktur übertragen und technisch geprüft werden. Dafür ist eine passende Erweiterung oder ein externer Prozess nötig.

Muss ich meine Excel-Vorlage neu bauen?

Nicht zwingend. In TabellenFaktura können Felder und Positionsspalten einer vorhandenen Vorlage einmalig zugeordnet und in der Arbeitsmappe gespeichert werden.

Werden meine Rechnungen hochgeladen?

Nein. TabellenFaktura erstellt und prüft Rechnungen lokal. Beim Lizenzabgleich werden keine Rechnungsinhalte übertragen.

Kann ich ZUGFeRD und XRechnung aus derselben Vorlage erzeugen?

Ja. Die gemeinsamen Rechnungsdaten können für beide Ausgabewege verwendet werden. Für XRechnung können je nach Empfänger zusätzliche Angaben erforderlich sein.