ZUGFeRD mit Excel erstellen: Anleitung und Beispiel

ZUGFeRD mit Excel erstellen funktioniert mit einer vorhandenen Rechnungsvorlage und einem geeigneten Exportwerkzeug. Excel liefert die Rechnungswerte und das sichtbare Layout. Das Werkzeug ordnet die Werte den Rechnungsfeldern zu, erzeugt die XML-Daten und verbindet sie mit einem PDF/A-3. Ein gewöhnlicher PDF-Export aus Excel reicht dafür nicht aus.

Was wird benötigt, um ZUGFeRD mit Excel zu erstellen?

Eine brauchbare Vorlage trennt die Rechnungsangaben von der reinen Gestaltung. Rechnungsnummer, Datum, Empfänger und Zahlungsdaten stehen in klar bestimmbaren Zellen. Die Positionen besitzen feste Spalten für Beschreibung, Menge, Einheit, Nettopreis und Steuer. Summen und Zwischensummen sind als solche erkennbar und werden nicht als zusätzliche Leistungen exportiert.

Hinzu kommt ein Werkzeug, das ZUGFeRD tatsächlich erzeugt. Eine Datei nur als PDF zu speichern oder in „ZUGFeRD-Rechnung.pdf“ umzubenennen ergänzt keine XML-Rechnungsdaten. TabellenFaktura ist dafür als Excel-Erweiterung vorgesehen; die Funktionsübersicht mit dem Arbeitsablauf zeigt die Zuordnung und Ausgabe.

Vor Beginn sollten das benötigte Format und die Empfangsbedingungen feststehen. Für viele B2B-Fälle eignet sich eine ZUGFeRD-Datei mit passendem Profil. Verlangt der Auftraggeber ausdrücklich eine XRechnung oder einen bestimmten Portalweg, müssen diese Vorgaben erfüllt werden. Der Vergleich von ZUGFeRD und XRechnung hilft bei dieser Entscheidung.

ZUGFeRD aus Excel erstellen: Schritt für Schritt

1. Rechnungsvorlage und Druckbereich vorbereiten

Die Excel-Rechnung wird zunächst vollständig ausgefüllt. Verkäufer und Käufer müssen eindeutig sein, Leistungsdatum und Rechnungsdatum dürfen nicht versehentlich verwechselt werden. Mengen und Preise müssen Zahlen sein; ein in eine Zelle geschriebener Text wie „4 Stunden à 85 Euro“ ersetzt keine sauber getrennten Werte.

Der Druckbereich enthält die sichtbare Rechnung, nicht interne Kalkulationsspalten oder Notizen. Eine Seitenvorschau zeigt abgeschnittene Adressen, umgebrochene Beträge oder ungewollte Leerseiten. Dieser Schritt betrifft die Lesbarkeit des PDF; er ersetzt die spätere Datenprüfung nicht.

2. Kopfangaben und Positionen zuordnen

Im Exportwerkzeug werden die jeweiligen Zellen mit fachlichen Feldern verbunden, beispielsweise Rechnungsnummer, Käufername und Fälligkeit. Anschließend wird der Positionsbereich festgelegt. Eine Zuordnung beschreibt die Bedeutung der Daten; Schriftfarbe und Zellrahmen liefern diese Bedeutung nicht zuverlässig.

Bei TabellenFaktura kann die vorhandene Excel-Vorlage weiterverwendet werden. Nach einer Änderung ihres Aufbaus wird die Zuordnung erneut kontrolliert. Eine zusätzlich eingefügte Spalte oder eine neue Summenzeile darf nicht unbemerkt zu einer anderen Datenauswahl führen.

3. Ausgabeformat festlegen und Datei erzeugen

Für ZUGFeRD erstellt das Werkzeug eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter Rechnungs-XML. Das Rechnungsbild und die strukturierten Daten müssen denselben Geschäftsvorfall abbilden. Die Wahl des Profils richtet sich nach Datenumfang und Empfängeranforderungen. Die Versionsnummer einer Formatspezifikation ist dabei etwas anderes als die Versionsnummer der verwendeten Anwendung.

4. Prüfen, übermitteln und den versendeten Stand erhalten

Die fertige Datei wird technisch geprüft und anschließend inhaltlich mit der Vorlage verglichen. Erst dieser ausgegebene Stand wird über den vereinbarten Weg versendet. Für die eigene Ablage bleibt die tatsächlich versendete ZUGFeRD-Datei erhalten; ein Papierausdruck oder eine später bearbeitete Excel-Datei allein bildet ihren strukturierten Inhalt nicht ab.

Ein vollständiges Excel-Beispiel: 511,70 Euro brutto

Die fiktive Rechnung EX-2026-001 enthält vier Stunden Einrichtung und zwei Dokumentationspakete. Für das Beispiel gelten 19 Prozent Umsatzsteuer, keine Nachlässe und keine Vorauszahlung. Rechnungsdatum ist der 29. September 2026, Leistungsdatum der 28. September 2026.

Stehen Menge und Nettopreis in C12 und D12, berechnet =RUNDEN(C12*D12;2) den ersten Positionsbetrag. Für die zweite Position gilt die entsprechende Formel in Zeile 13. Die Summe der beiden gerundeten Positionsbeträge ist 430,00 Euro; =RUNDEN(430*19%;2) ergibt 81,70 Euro Steuer. In der Arbeitsvorlage verweist die Steuerformel auf die Summenzelle statt auf die feste Zahl 430.

Die Beispiele enthalten bewusst keine echten Adress-, Bank- oder Steuerdaten. Für eine reale Rechnung müssen alle erforderlichen Angaben des tatsächlichen Geschäftsvorfalls ergänzt werden. Eine rechnerisch vollständige Beispieltabelle ist noch keine versandfertige Rechnung.

Welche Excel-Werte gehören in die strukturierten Felder?

„Stunde“ oder „Stück“ wird im strukturierten Teil als standardisierter Einheitscode abgebildet, etwa HUR oder H87. Steuersatz und Steuerkategorie gehören ebenfalls zusammen. Eine Vorlage, die lediglich eine globale Steuerzahl enthält, muss bei gemischten Steuerfällen fachlich genauer zugeordnet werden.

Was sind ZUGFeRD, PDF/A-3 und XML?

ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit strukturierten Rechnungsdaten. PDF/A-3 ist das dafür verwendete PDF-Format; die eingebettete XML-Datei macht die Rechnung maschinell auswertbar. Diese Verbindung und die notwendige inhaltliche Übereinstimmung erläutert FeRD als Herausgeber des Formats.

Versionsstand, geprüft am 29. September 2026: FeRD bietet das Infopaket ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026 an. Eine neue Spezifikation bedeutet nicht automatisch, dass jede damit bezeichnete Datei richtig erzeugt wurde. Die Validierung muss zum tatsächlich verwendeten Profil und Regelstand passen.

Die Profile unterscheiden sich im abgedeckten Informationsumfang. Für gewöhnliche strukturierte B2B-Rechnungen ist EN 16931 eine wichtige Orientierung. MINIMUM und BASIC-WL sind nach den BMF-FAQ für die umsatzsteuerliche E-Rechnung nicht ausreichend. Ein umfangreicheres Profil ist umgekehrt kein Ersatz für richtige Eingabedaten.

Wie lässt sich die ZUGFeRD-Datei prüfen?

Eine verlässliche Kontrolle betrachtet drei Ebenen:

1. Darstellung: Das PDF ist lesbar; Seiten, Adressen, Positionen und Summen sind vollständig.
2. Struktur und Regeln: XML-Schema, Pflichtfelder, Codes und Rechenbeziehungen passen zum vorgesehenen Profil. Für ZUGFeRD wird auch die korrekte Einbettung im PDF geprüft.
3. Geschäftlicher Inhalt: Empfänger, Leistung, Steuerfall, Referenzen und Zahlbetrag stimmen mit dem Auftrag überein.

Ein Validator kann viele technische Fehler finden. Er bestätigt jedoch nicht, dass die abgerechnete Leistung erbracht wurde oder der gewählte Steuerfall fachlich richtig ist. PDF und XML sollten daher konkret verglichen werden: Rechnungsnummer, Empfänger, beide Positionen, 430,00 Euro netto und 511,70 Euro brutto müssen im Beispiel dieselbe Aussage ergeben.

Häufige Fehler und weiterführende Beispiele

• Nur als PDF gespeichert: Es fehlen strukturierte Daten oder deren korrekte Einbettung.
• Falscher Positionsbereich: Eine Summenzeile wird als Leistung exportiert oder eine neue Position fehlt.
• Nur die Anzeige gerundet: Excel rechnet intern mit anderen Werten als sichtbar.
• Zuordnung nach Umbau vergessen: Eine Zellreferenz zeigt auf einen neuen Inhalt.
• Empfängervorgaben übersehen: Referenz, Profil oder Übermittlungsweg passen nicht.

Für die Fehlersuche gibt es den Beitrag ZUGFeRD-Rechnung ungültig: typische Excel-Fehler. Die Beispiele zu Rundungsdifferenzen und Abschlags- und Schlussrechnungen behandeln häufige Sonderfälle. Der allgemeinere Beitrag E-Rechnung aus Excel erstellen ordnet die verschiedenen Ausgabewege ein.

Für den praktischen Einstieg lässt sich TabellenFaktura mit der eigenen Excel-Vorlage testen. Entscheidend ist, den vollständigen Ablauf einmal mit einem typischen Rechnungsfall durchzugehen: von den Eingaben über die Zuordnung bis zur geprüften Ausgabedatei.

FAQ

Häufige Fragen

Kann Excel selbst eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen?

Ein gewöhnlicher PDF-Export aus Excel erzeugt keine vollständige ZUGFeRD-Datei. Dafür ist ein geeignetes Werkzeug erforderlich, das strukturierte Rechnungsdaten erzeugt und korrekt mit PDF/A-3 verbindet.

Kann die vorhandene Excel-Rechnungsvorlage weiterverwendet werden?

Ja, wenn Kopfangaben und Positionsspalten zuverlässig zugeordnet werden können. Bei Änderungen an der Vorlage müssen diese Zuordnungen erneut geprüft werden.

Ist ein PDF mit einer beliebigen XML-Datei bereits ZUGFeRD?

Nein. XML-Inhalt, Einbettung, PDF-Format und das gewählte Profil müssen den entsprechenden Vorgaben entsprechen. Die bloße Anwesenheit eines Anhangs reicht nicht aus.

Welches ZUGFeRD-Profil passt zu einer B2B-Rechnung?

EN 16931 ist eine wichtige Orientierung für gewöhnliche B2B-Rechnungen. Der konkrete Informationsbedarf und die Empfängervorgaben bleiben maßgeblich. MINIMUM und BASIC-WL reichen für die umsatzsteuerliche E-Rechnung nicht aus.

Ist das ZUGFeRD-Format kostenlos?

Die Formatspezifikation wird von FeRD kostenfrei bereitgestellt. Software für Erstellung, Prüfung, Versand oder Archivierung kann eigene Nutzungsbedingungen und Kosten haben.

Was muss nach dem Export kontrolliert werden?

Neben der technischen Prüfung müssen Empfänger, Nummer, Datum, Leistungen, Steuer und Zahlbetrag in PDF und XML verglichen werden. Ein technischer Prüfbericht ersetzt diese inhaltliche Kontrolle nicht.