ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Format, Beispiel und Prüfung verständlich erklärt

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht auf den ersten Blick wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung aus. Im Hintergrund enthält dieselbe Datei jedoch strukturierte XML-Daten für Buchhaltung, Warenwirtschaft und automatische Prüfung. Dieser hybride Aufbau verbindet ein vertrautes Rechnungsbild mit maschinenlesbaren Daten. Entscheidend sind ein geeignetes Profil, vollständige Pflichtangaben und die inhaltliche Übereinstimmung beider Darstellungen.

Was bedeutet ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Hinter dem Namen steckt ein branchenübergreifendes Format für elektronische Rechnungen. Es basiert auf europäischen Vorgaben und der Normenreihe EN 16931.

Das Besondere ist die Verbindung zweier Sichten in einer Datei:

• PDF-Sicht: Das Rechnungsbild lässt sich wie ein gewohntes PDF öffnen, lesen und visuell prüfen.
• XML-Sicht: Die eingebetteten strukturierten Daten können von geeigneter Software automatisch eingelesen, geprüft und verbucht werden.

Eine ZUGFeRD-Datei ist deshalb nicht einfach ein PDF mit zusätzlichem Anhang. PDF und XML bilden gemeinsam dieselbe Rechnung. Seit Einführung der obligatorischen E-Rechnung ist bei Abweichungen der strukturierte Datenteil maßgeblich.

Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus?

Für Menschen bleibt das Erscheinungsbild einer klassischen Rechnung erhalten: Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Positionen, Steuer und Gesamtbetrag stehen sichtbar im PDF. Dieselben Inhalte werden zusätzlich in fachlich definierten XML-Feldern abgelegt.

Das Beispiel zeigt den Kern einer ZUGFeRD-Rechnung: Nicht das Aussehen der PDF-Seite entscheidet über die maschinelle Verarbeitbarkeit, sondern die vollständige und logisch passende XML-Struktur.

Welches ZUGFeRD-Format ist 2026 aktuell?

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland veröffentlicht Spezifikationen, Schemadateien, Codelisten und Beispielrechnungen als Infopakete. Seit dem 1. September 2026 ist ZUGFeRD 2.5.2 der aktuelle Stand. ZUGFeRD und der französische Standard Factur-X werden gemeinsam weiterentwickelt.

Die steuerliche Grundfrage ist davon zu unterscheiden. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums erfüllen ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 grundsätzlich die Anforderungen an eine E-Rechnung, sofern nicht die Profile MINIMUM oder BASIC-WL verwendet werden. In der Praxis bleiben dennoch der aktuelle Regelstand, die Annahme beim Empfänger und eine passende Validierung wichtig.

Welches ZUGFeRD-Profil passt?

ZUGFeRD kennt mehrere Profile für unterschiedliche fachliche Tiefen. Eine kleinere Datenmenge bedeutet nicht automatisch, dass das Profil für die deutsche E-Rechnungspflicht geeignet ist.

• MINIMUM und BASIC-WL: Enthalten nur eingeschränkte Rechnungsdaten und erfüllen laut BMF nicht die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.
• BASIC: Bildet einfache Rechnungen strukturiert ab, bleibt aber unterhalb des vollständigen EN-16931-Umfangs.
• EN 16931: Entspricht dem europäischen Kerndatenmodell und ist für typische B2B-E-Rechnungen die zentrale Orientierung.
• EXTENDED: Ergänzt zusätzliche Geschäftsinformationen für komplexere Abläufe.

Für eine gewöhnliche inländische B2B-Rechnung ist EN 16931 regelmäßig der sachgerechte Ausgangspunkt. Besondere Branchen- oder Empfängeranforderungen können darüber hinausgehen.

ZUGFeRD-Rechnung aus Excel erstellen: der praktische Ablauf

Eine vorhandene Excel-Rechnung enthält bereits viele benötigte Werte. Damit daraus eine ZUGFeRD-Rechnung entsteht, müssen die Tabellenzellen zuverlässig auf die fachlichen Rechnungsfelder abgebildet werden.

1. Rechnungsfelder zuordnen. Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, Zahlungsdaten und weitere Kopfangaben erhalten eine eindeutige fachliche Bedeutung.
2. Positionsbereich festlegen. Spalten für Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Nachlass und Steuer werden strukturiert erfasst.
3. Codes ergänzen. Verständliche Angaben wie „Stück“ oder „Stunde“ werden in standardisierte Einheiten-Codes übersetzt. Steuerfälle benötigen passende Kategorien.
4. Pflichtangaben prüfen. Fehlende Werte, unplausible Summen und formale Fehler werden vor der Erstellung sichtbar.
5. PDF/A-3 und XML erzeugen. Das Rechnungsbild wird als PDF/A-3 ausgegeben und die strukturierte XML-Rechnung eingebettet.
6. Technisch validieren. Schema, Geschäftsregeln, Summen und Pflichtfelder werden gegen den vorgesehenen Regelstand geprüft.
7. Inhaltlich freigeben. Rechnungsbild und strukturierte Daten werden gemeinsam kontrolliert, bevor die Datei versendet und archiviert wird.

Eine ausführliche Beschreibung des gesamten Excel-Ablaufs steht im Beitrag E-Rechnung aus Excel erstellen.

Welche Pflichtangaben gehören in die XML?

Alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Ein sichtbarer Text im PDF genügt nicht, wenn die Information in der XML fehlt. Dazu zählen je nach Geschäftsvorfall insbesondere:

• Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
• eindeutige Leistungsbeschreibungen, Mengen und Einheiten
• Entgelte, Steuersätze, Steuerkategorien und Steuerbeträge
• Gesamtbetrag, Zahlbetrag, Fälligkeit und Zahlungsinformationen

Bei Steuerbefreiung, Reverse Charge oder anderen Sonderfällen kommen fachliche Angaben und Begründungen hinzu. Eine technische Prüfung ersetzt dabei nicht die steuerliche Bewertung des Geschäftsvorfalls.

Wie wird eine ZUGFeRD-Datei geprüft?

Eine gute Prüfung umfasst mehrere Ebenen:

• Dateiaufbau: Die PDF-Datei muss den vorgesehenen PDF/A-3-Anforderungen entsprechen und die XML korrekt einbetten.
• XML-Schema: Elemente, Datentypen und Struktur müssen zur verwendeten ZUGFeRD-Version passen.
• Geschäftsregeln: Pflichtfelder, Steuerlogik, Summen und Abhängigkeiten werden fachlich-technisch geprüft.
• Inhaltliche Identität: Sichtbares PDF und XML dürfen sich bei den Rechnungsangaben nicht widersprechen.
• Empfängeranforderungen: Zusätzliche Bestellnummern, Referenzen oder Übertragungswege bleiben gesondert zu beachten.

Das Bundesfinanzministerium nennt die Validierung nicht als unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, empfiehlt sie aber ausdrücklich als Hilfe zur Fehlervermeidung.

Häufige Fehler beim Erstellen einer ZUGFeRD-Rechnung

• Ein normales PDF wird ohne eingebettete strukturierte Daten als ZUGFeRD bezeichnet.
• Das Profil MINIMUM oder BASIC-WL wird irrtümlich als vollwertige E-Rechnung eingesetzt.
• Pflichtangaben stehen nur im PDF, fehlen aber in der XML.
• Freie Einheiten- oder Steuerkürzel werden ohne gültige Codes übernommen.
• Zeilensummen, Steuerbasis, Steuerbetrag und Zahlbetrag passen nicht zusammen.
• PDF und XML enthalten voneinander abweichende Anschriften, Beträge oder Leistungsangaben.
• Eine technisch gültige Datei wird ohne fachliche Prüfung des Steuerfalls versendet.

ZUGFeRD oder XRechnung?

ZUGFeRD kombiniert PDF und XML in einer Datei. XRechnung ist in der Regel eine reine XML-Rechnung und benötigt zur menschlichen Anzeige einen Viewer. ZUGFeRD eignet sich besonders für Abläufe, in denen ein lesbares Rechnungsbild erhalten bleiben soll. XRechnung wird häufig von Behörden oder klar strukturierten Empfängerprozessen verlangt.

Der ausführliche Vergleich steht im Beitrag ZUGFeRD oder XRechnung: Unterschiede und Einsatz.

ZUGFeRD mit TabellenFaktura aus Excel erzeugen

TabellenFaktura ergänzt Microsoft Excel um einen geführten lokalen Ablauf. Felder und Positionsspalten einer vorhandenen Rechnungsvorlage werden einmalig zugeordnet. Anschließend entsteht eine ZUGFeRD-Hybridrechnung im Profil EN 16931 mit sichtbarer PDF-Rechnung und eingebetteten XML-Daten.

Rechnungsinhalte bleiben auf dem Windows-PC. Die Anwendung prüft Pflichtangaben und technische Regeln, zeigt PDF und strukturierte Daten gemeinsam an und kann nach der Freigabe einen Outlook-Entwurf vorbereiten. Der Versand erfolgt nicht automatisch.

ZUGFeRD und XRechnung aus Excel erstellen →

FAQ

Häufige Fragen

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten. Das PDF dient der menschlichen Ansicht, die XML der automatischen Verarbeitung.

Wie kann eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt werden?

Rechnungsdaten werden strukturierten Feldern zugeordnet, als XML nach dem gewählten ZUGFeRD-Profil erzeugt, in eine PDF/A-3-Datei eingebettet und anschließend technisch sowie inhaltlich geprüft.

Welches ZUGFeRD-Profil eignet sich für die E-Rechnungspflicht?

Für typische B2B-Rechnungen ist das Profil EN 16931 die zentrale Orientierung. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen laut Bundesfinanzministerium nicht die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.

Was ist die aktuelle ZUGFeRD-Version?

FeRD führt seit dem 1. September 2026 ZUGFeRD 2.5.2 als aktuellen Stand. Die vom jeweiligen Programm unterstützte Version und die Anforderungen des Empfängers sollten gesondert geprüft werden.

Kann eine ZUGFeRD-Rechnung aus Excel erstellt werden?

Ja. Die benötigten Angaben einer Excel-Rechnung können strukturierten Rechnungsfeldern zugeordnet und anschließend als PDF/A-3 mit eingebetteter XML ausgegeben werden. Eine geeignete Erweiterung übernimmt Formatierung und Validierung.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD verbindet ein sichtbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. XRechnung ist üblicherweise eine reine XML-Datei und wird besonders häufig bei öffentlichen Auftraggebern eingesetzt.