ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format passt zu Ihrer Rechnung?

ZUGFeRD und XRechnung transportieren strukturierte Rechnungsdaten nach gemeinsamen europäischen Grundlagen. Trotzdem fühlen sich beide Formate im Alltag sehr unterschiedlich an.

ZUGFeRD verbindet PDF und XML

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Menschen sehen eine vertraute Rechnung. Software kann die eingebetteten Angaben automatisiert verarbeiten. Das macht ZUGFeRD besonders attraktiv wenn Geschäftskunden weiterhin ein lesbares Dokument erwarten.

Entscheidend ist nicht nur die Dateiendung PDF. Die eingebettete XML muss vollständig sein und zum sichtbaren Rechnungsbild passen. Seit Einführung der neuen gesetzlichen Definition ist der strukturierte Teil führend. Widersprüche zwischen Bild und XML sind deshalb besonders problematisch.

XRechnung ist konsequent strukturiert

Eine XRechnung wird üblicherweise als reine XML-Datei übermittelt. Sie ist für die maschinelle Verarbeitung ausgelegt und enthält kein klassisches PDF-Rechnungsbild. Zur lesbaren Anzeige wird ein Viewer benötigt.

Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig XRechnung und zusätzliche Angaben wie Käuferreferenz oder Leitweg-ID. Auch Übermittlungswege und Portalvorgaben können eine Rolle spielen. Die Anforderungen des konkreten Auftraggebers sind daher immer zu beachten.

Der direkte Vergleich

Wann ZUGFeRD meist die praktische Wahl ist

ZUGFeRD passt gut wenn Ihre Kunden ein sichtbares Rechnungsbild erwarten und zugleich strukturierte Daten verarbeiten möchten. Der Versand per E-Mail bleibt vertraut. Das Dokument lässt sich ohne Zusatzprogramm lesen und kann trotzdem automatisiert eingelesen werden.

Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist das ein sanfter Übergang. Der bisherige Freigabeprozess rund um das PDF kann bestehen bleiben. Ergänzt werden strukturierte Daten und eine technische Prüfung.

Wann XRechnung naheliegt

XRechnung ist häufig richtig wenn ein öffentlicher Auftraggeber das Format verlangt oder wenn der Empfänger einen reinen XML-Prozess vorgibt. Leitweg-ID, elektronische Adresse und Geschäftsprozesskennung müssen korrekt zum Auftrag passen.

Eine gültige XML-Datei allein garantiert noch keine Annahme. Ein Portal kann zusätzliche Regeln oder zulässige Übertragungswege festlegen. Prüfen Sie deshalb Bestellung, Vertragsunterlagen und Hinweise des Empfängers.

Kann ein Unternehmen beide Formate brauchen?

Ja. Ein Dienstleister kann ZUGFeRD für gewerbliche Kunden einsetzen und XRechnung für Behörden erzeugen. Sinnvoll ist ein gemeinsamer Datenbestand mit einer bewussten Auswahl des Ausgabeformats. So werden Rechnungsnummer, Positionen, Steuerdaten und Zahlungsinformationen nicht doppelt gepflegt.

Worauf es bei beiden Formaten ankommt

• Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein.
• Steuersätze, Kategorien, Summen und Rundungen müssen zusammenpassen.
• Leistungsbeschreibungen müssen eindeutig und prüfbar sein.
• Die aktuelle Formatversion und passende Prüfregeln müssen verwendet werden.
• Die versendete Originaldatei muss unverändert aufbewahrt werden.

FAQ

Häufige Fragen

Ist ZUGFeRD eine echte E-Rechnung?

Ja. ZUGFeRD kann die Anforderungen erfüllen wenn ein geeignetes Profil verwendet wird und die strukturierten XML-Daten vollständig sind. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die umsatzsteuerlichen Anforderungen nicht.

Ist eine XRechnung immer eine XML-Datei?

XRechnung ist ein strukturierter Datensatz und wird üblicherweise als XML in CII- oder UBL-Syntax ausgetauscht. Sie enthält normalerweise kein PDF-Rechnungsbild.

Brauche ich für B2B eine Leitweg-ID?

Im B2B-Bereich ist grundsätzlich keine Leitweg-ID erforderlich. Bei Rechnungen an Behörden kann sie als Käuferreferenz notwendig sein.

Welches Format kann TabellenFaktura erzeugen?

TabellenFaktura erstellt wahlweise eine ZUGFeRD-Hybridrechnung als PDF/A-3 oder eine XRechnung als XML und führt eine technische Prüfung durch.