Abschlags­rechnung und Schluss­rechnung als E‑Rechnung: Excel-Beispiel mit Teilzahlungen

Ein Projekt wird in mehreren Etappen bezahlt. Zwei Abschlagsrechnungen sind beglichen, die Leistung ist abgeschlossen und nun folgt die Schlussrechnung. In Excel lässt sich der Restbetrag schnell ausrechnen. Für eine E-Rechnung müssen jedoch auch Gesamtleistung, bereits erhaltene Zahlungen und die verbleibende Forderung eindeutig in den strukturierten Daten erkennbar sein.

Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Schlussrechnung unterscheiden

Für eine saubere Vorlage ist zunächst zu klären, was mit einem Beleg abgerechnet wird. Die Begriffe werden im Alltag nicht immer einheitlich verwendet. Eine Abschlagsanforderung auf eine Gesamtleistung und die abschließende Abrechnung einer tatsächlich getrennten Teilleistung sind fachlich unterschiedliche Vorgänge. Maßgeblich sind Vertrag, Leistung und steuerliche Einordnung.

Der folgende Fall behandelt ausschließlich eine Gesamtleistung mit zwei vollständig bezahlten Abschlägen. Alle Beträge sind fiktiv. Es gelten durchgehend 19 Prozent Umsatzsteuer; es gibt weder Skonto noch Preisnachlässe, Sicherheitseinbehalte oder einen Wechsel des Steuersatzes.

Rechenbeispiel: 20.000 Euro netto, zwei Teilzahlungen

Für eine Projektleistung werden insgesamt 20.000,00 Euro netto berechnet. Der erste Abschlag beträgt 5.000,00 Euro netto, der zweite 7.000,00 Euro netto. Beide Rechnungen wurden einschließlich Umsatzsteuer vollständig bezahlt. Nach Abschluss des Projekts wird die Gesamtleistung abgerechnet.

Die Rechnungsübersicht allein reicht für die Zuordnung nicht aus. Zu jedem Abschlag gehören auch die tatsächlichen Zahlungseingänge. Ein praktikables Arbeitsblatt enthält deshalb Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, vereinbarten Betrag, Zahlungstag, erhaltenen Betrag und gegebenenfalls eine offene Differenz. Im Beispiel stimmen Rechnungsbetrag und Zahlung jeweils überein.

So wird der verbleibende Zahlbetrag nachvollziehbar

Die Schlussrechnung zeigt zunächst die vollständige Leistung mit 20.000,00 Euro netto. Hinzu kommen 3.800,00 Euro Umsatzsteuer. Daraus entsteht ein Rechnungsbrutto von 23.800,00 Euro. Anschließend werden die erhaltenen Abschläge von insgesamt 14.280,00 Euro brutto berücksichtigt. Es verbleiben 9.520,00 Euro.

Die letzte Zeile erläutert die verbleibenden Anteile. Sie ist im hier gewählten Modell keine zweite Rechnung über einen neuen Umsatz. Wer die Gesamtleistung nochmals um dieselben Abschläge als negative Positionen kürzt und zusätzlich den gezahlten Betrag einträgt, würde doppelt abziehen.

Für die umsatzsteuerliche Darstellung ist insbesondere die Absetzung vereinnahmter Teilentgelte und der darauf entfallenden Steuer zu beachten. Das BMF erläutert für Endrechnungen, dass die Absetzung in einem beigefügten unstrukturierten Anhang erfolgen kann, wenn der strukturierte Rechnungsteil ausdrücklich auf diesen Anhang hinweist. Laut den FAQ kann diese Regelung auch über den 31. Dezember 2027 hinaus angewendet werden.

Eine solche Anlage muss dem konkreten Dokument eindeutig zugeordnet sein. Ein möglicher, auf den jeweiligen Fall anzupassender Hinweis lautet: „Die erhaltenen Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer sind in der beigefügten Abschlagsübersicht zur Schlussrechnung SR-2026-024 aufgeführt.“ Ob die gewählte Ausgabeform alle benötigten Angaben richtig transportiert, ist am fertigen Dokument zu kontrollieren.

Gesamtbetrag, Zahlung und Restbetrag in der E-Rechnung

Die sichtbare Zahlungsübersicht und die Summen im strukturierten Datensatz erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Für den automatisierten Zahlungslauf muss insbesondere erkennbar sein, dass bereits 14.280,00 Euro eingegangen sind. Andernfalls könnte das empfangende System den vollständigen Bruttobetrag als noch offen behandeln.

Die EN-16931-Regel BR-CO-16 verknüpft den Rechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer, den bereits gezahlten Betrag, einen gegebenenfalls vorhandenen Rundungsbetrag und den fälligen Zahlbetrag. Ohne gesonderten Rundungsbetrag gilt hier: 23.800,00 € − 14.280,00 € = 9.520,00 €.

Die verlinkte technische Dokumentation zeigt die UBL-Umsetzung dieser Regel. ZUGFeRD bildet dieselben fachlichen Begriffe in CII ab. Die Feldkennungen helfen beim Vergleich mit einer Datenansicht; sie müssen nicht als Beschriftungen auf einer Kundenrechnung erscheinen.

Die Excel-Vorlage in vier Bereichen aufbauen

Eine klare Trennung erleichtert die Kontrolle: erstens die Leistungspositionen der Gesamtabrechnung, zweitens deren Netto- und Steuerbeträge, drittens die erhaltenen Zahlungen und viertens der offene Betrag. Eine Zeile mit „bereits bezahlt“ gehört nicht automatisch in den Bereich der Leistungspositionen.

Für das einfache Beispiel lässt sich ein eigenes Summenblatt so anlegen. Die Formeln gelten ausschließlich für den beschriebenen Fall mit einem Steuersatz und ohne weitere Zu- oder Abschläge.

Die Dokumentation zu RUNDEN in Excel erläutert die verwendete Funktion. Bei der Übernahme in eine vorhandene Vorlage müssen die Zellbezüge zum tatsächlichen Aufbau passen. Ein Ergebnis ohne Bezug zu den Leistungspositionen ist lediglich ein Rechenbeispiel und noch keine vollständige Rechnung.

Was ändert sich bei offenen oder abweichenden Abschlägen?

Abschlagsrechnung gestellt, aber nicht bezahlt: In „bereits gezahlt“ gehört kein fiktiver Eingang. Die Abstimmung zwischen offener Abschlagsforderung und Schlussrechnung muss verhindern, dass dieselbe Forderung im Mahn- oder Zahlungslauf doppelt verfolgt wird. Das erfordert einen abgestimmten Buchungs- und Belegprozess.

Nur ein Teilbetrag eingegangen: Maßgeblich für den Zahlungseintrag ist der tatsächlich erhaltene Betrag. Der Zahlungsgrund und die Zuordnung zum Abschlag müssen nachvollziehbar bleiben. Eine Differenz kann beispielsweise auf einen vereinbarten Abzug oder einen noch offenen Betrag zurückgehen; beides darf nicht stillschweigend gleichbehandelt werden.

Skonto, Einbehalt oder anderer Steuersatz: Dafür reicht das einfache Beispiel nicht aus. Ein Sicherheitseinbehalt ist keine erhaltene Zahlung. Ein vereinbarter Preisnachlass ist fachlich anders zu behandeln als ein Zahlungseingang. Bei mehreren Steuersätzen müssen die betroffenen Leistungen und Abschläge außerdem getrennt zugeordnet werden.

Überzahlung: Übersteigen erhaltene Zahlungen die abschließend abgerechnete Forderung, entsteht ein anderer Abwicklungsfall. Ein negativer Restbetrag sollte nicht ungeprüft auf null gesetzt werden. Erstattung, Verrechnung und erforderliche Belege sind fachlich zu klären.

Checkliste vor der Erstellung von ZUGFeRD oder XRechnung

1. Leistungsumfang: Entsprechen die Positionen der tatsächlich abgerechneten Gesamtleistung?
2. Rechnungsart: Ist die Schlussrechnung als solche erkennbar und richtig eingeordnet?
3. Abschlagsübersicht: Sind Rechnungsbezüge, Zahlungseingänge und Steueranteile nachvollziehbar?
4. Keine Doppelabzüge: Werden Zahlungen nicht zusätzlich als Preisnachlass oder negative Leistungsposition abgezogen?
5. Strukturierte Summen: Stehen im Beispiel 23.800,00 Euro brutto, 14.280,00 Euro bereits gezahlt und 9.520,00 Euro offen in den richtigen Feldern?
6. Anlagenbezug: Ist eine verwendete Abschlagsübersicht beigefügt und im strukturierten Teil eindeutig referenziert?
7. Ergebnis: Passen technische Prüfung, Rechnungsbild und Datenansicht zusammen?

Die grundsätzlichen Unterschiede zwischen den Ausgabeformaten beschreibt ZUGFeRD oder XRechnung. Für typische technische Probleme steht die Fehlerhilfe für ZUGFeRD-Rechnungen aus Excel bereit.

Abschläge und Schlussrechnung mit TabellenFaktura vorbereiten

TabellenFaktura bietet Rechnungsarten für Abschlags- und Schlussrechnungen und ein eigenes Feld „Bereits gezahlter Betrag“. Dieses kann einer Zelle der Excel-Vorlage zugeordnet werden. Die Vorschau unterscheidet Gesamtbetrag, bereits gezahlten Betrag und offenen Betrag. Rechnungsbezüge lassen sich ebenfalls erfassen.

Für das Beispiel wird die Zelle mit 14.280,00 Euro dem bereits gezahlten Betrag zugeordnet. Die Leistungspositionen bilden weiterhin die Gesamtleistung ab. Die erforderliche Abschlagsübersicht, ihre Steueraufteilung und ein gegebenenfalls nötiger Anlagenhinweis bleiben gesondert zu kontrollieren. Das Vorhandensein eines Zahlungsfeldes belegt noch nicht, dass jeder komplexe Schlussrechnungsfall automatisch vollständig abgebildet wird.

Die Funktionsübersicht zeigt den allgemeinen Ablauf in Excel. Eine passende Grundlage für die Einrichtung bietet außerdem die Anleitung E-Rechnung aus einer vorhandenen Excel-Vorlage erstellen.

FAQ

Häufige Fragen

Können Abschlagsrechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung erstellt werden?

Die Formate können solche Rechnungsfälle abbilden. Voraussetzung ist, dass Rechnungsart, Angaben und verwendetes Profil zum konkreten Vorgang passen und die eingesetzte Software den benötigten Fall unterstützt.

Welcher Betrag gehört in das Feld „Bereits gezahlt“?

Im gezeigten Schlussrechnungsmodell steht dort die Summe der tatsächlich erhaltenen, anzurechnenden Bruttozahlungen. Im Beispiel sind das 5.950,00 Euro plus 8.330,00 Euro, zusammen 14.280,00 Euro. Eine lediglich ausgestellte Rechnung ist noch kein Zahlungseingang.

Warum bleibt das Rechnungsbrutto trotz Abschlägen bei 23.800 Euro?

Das Beispiel rechnet die gesamte Leistung ab. Die erhaltenen Zahlungen vermindern den offenen Betrag von 23.800,00 Euro auf 9.520,00 Euro. Sie werden nicht zugleich als zusätzliche Preisnachlässe von der Gesamtleistung abgezogen.

Reicht ein einziger Zahlungsbetrag für eine vollständige Schlussrechnung?

Der Summenwert erklärt den offenen Betrag, aber nicht die einzelnen Abschläge und deren Steueranteile. Eine nachvollziehbare Abrechnung benötigt zusätzlich die entsprechenden Bezüge und die erforderliche Aufschlüsselung.

Kann die Abschlagsübersicht als Anlage beigefügt werden?

Das BMF lässt die Absetzung vereinnahmter Teilentgelte bei einer elektronischen Endrechnung in einem beigefügten unstrukturierten Anhang zu, wenn der strukturierte Teil ausdrücklich darauf hinweist. Die Anlage muss dem konkreten Rechnungsfall eindeutig zugeordnet werden.

Lassen sich Sicherheitseinbehalte einfach als bereits gezahlt erfassen?

Ein einbehaltener Betrag ist kein Zahlungseingang. Einbehalte, Skonto und andere Abzüge benötigen eine eigene fachliche Einordnung. Das einfache Beispiel mit zwei vollständig bezahlten Abschlägen deckt diese Fälle nicht ab.

Sind die Excel-Formeln eine vollständige Rechnungsvorlage?

Die Formeln zeigen die Summenberechnung für den beschriebenen Beispielvorgang. Für eine fertige E-Rechnung werden außerdem vollständige Beteiligten- und Leistungsdaten, passende Zuordnungen, Rechnungsbezüge sowie die technische und fachliche Prüfung benötigt.