Skonto und Rabatt in der E‑Rechnung: Excel-Beispiele für ZUGFeRD

Rabatt und Skonto dürfen in einer E-Rechnung nicht im selben Abzugsfeld verschwinden. Ein bereits vereinbarter Rabatt mindert den abgerechneten Preis. Skonto ist dagegen eine an die Zahlung geknüpfte Bedingung. Das folgende Excel-Beispiel trennt beide Fälle und führt von den Positionsbeträgen bis zum möglichen Skontozahlbetrag.

Positionsrabatt, Rechnungsrabatt und Skonto unterscheiden

Diese Reihenfolge folgt der hier ausdrücklich vereinbarten Berechnungsbasis. Ein Rabatt kann vertraglich auch nur für bestimmte Artikel gelten. Deshalb reichen Felder wie „Rabatt: 5 %“ ohne erkennbare Grundlage nicht aus. Schon in Excel sollte feststehen, welche Beträge ein Nachlass umfasst und ob ein Preis den Rabatt bereits enthält.

Beispiel: 960,93 Euro Rechnungsbetrag, 941,71 Euro mit Skonto

Die fiktive Rechnung enthält zwei Positionen mit jeweils 19 Prozent Umsatzsteuer. Position A erhält 10 Prozent Positionsrabatt. Danach werden 5 Prozent Rechnungsrabatt auf die gesamte verbleibende Positionssumme gewährt. Ohne Vorauszahlung ist der Bruttobetrag vollständig offen.

Der Skontoabzug von 19,22 Euro steht unter einer Bedingung: rechtzeitige Zahlung auf der vereinbarten Basis. Er ist im Beispiel kein weiterer Rechnungsrabatt von 19,22 Euro netto. Ohne Erfüllung der Bedingung bleiben 960,93 Euro zu zahlen.

Excel-Formeln mit eindeutiger Berechnungsbasis

Eine mögliche Tabelle verwendet B für Menge, C für Nettopreis, D für Positionsrabatt als Prozentwert und E für den rabattierten Positionsbetrag. In Zeile 12 stehen 10, 50,00 und 10 %. Zeile 13 enthält 5, 80,00 und 0 %.

• Position A, E12: =RUNDEN(B12*C12*(1-D12);2) → 450,00 Euro
• Position B, E13: dieselbe Formel für Zeile 13 → 400,00 Euro
• Positionssumme, E16: =SUMME(E12:E13) → 850,00 Euro
• Rechnungsrabatt, E17: =RUNDEN(E16*5%;2) → 42,50 Euro
• Steuerbasis, E18: =E16-E17 → 807,50 Euro
• Umsatzsteuer, E19: =RUNDEN(E18*19%;2) → 153,43 Euro
• Brutto, E20: =E18+E19 → 960,93 Euro
• Mögliche Zahlung mit Skonto: =E20-RUNDEN(E20*2%;2) → 941,71 Euro

Bei D12 ist der Unterschied zwischen 10% und der bloßen Zahl 10 entscheidend. Die Formel erwartet einen Prozentwert von 0,10. Ein rabattierter Einzelpreis darf außerdem nicht erneut mit demselben Rabatt reduziert werden. Eine Vorlage sollte entweder den ursprünglichen Preis samt Nachlass oder den bereits reduzierten Preis verwenden und diese Darstellung durchgängig beibehalten.

Welche Beträge gehören in ZUGFeRD?

Die E-Rechnung muss die Rechenlogik nachvollziehbar abbilden. In diesem Beispiel sind die Zeilennettobeträge 450,00 und 400,00 Euro. Der zusätzliche Dokumentnachlass beträgt 42,50 Euro und gehört zur Steuergruppe mit 19 Prozent. Als Nachlassgrund eignet sich die tatsächliche Vereinbarung, etwa „5 % Auftragsrabatt“.

Die Rechenbeziehung zwischen Zeilensumme, Dokumentnachlässen und Nettogesamtbetrag ist in der EN-16931-Regel BR-CO-13 beschrieben. Bei mehreren Steuersätzen braucht ein Dokumentnachlass eine passende Aufteilung auf die betroffenen Steuergruppen. Ein pauschaler Abzug in nur einer Gruppe verändert sonst die Steuerberechnung.

Skonto als Zahlungsbedingung angeben

Eine verständliche Vereinbarung benennt Skontofrist, Prozentsatz und gegebenenfalls eine eingeschränkte Basis. Beispiel: „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen ab Rechnungsdatum, ansonsten zahlbar innerhalb von 30 Tagen.“ Ob diese Vereinbarung gilt, muss fachlich vorab feststehen.

Für XRechnung sind Skontoangaben in BT-20 nach einer festgelegten Schreibweise zu übermitteln. Die Hinweise des Bundes zur Rechnungsstellung erläutern die maschinenlesbare Syntax. Für das Beispiel lautet eine Skontozeile:

#SKONTO#TAGE=10#PROZENT=2.00#

Die Zeile endet mit einem XML-konformen Zeilenumbruch. Bezieht sich der Abzug nur auf einen Teilbetrag, kommt der vereinbarte BASISBETRAG hinzu. Großschreibung, Punkte als Dezimaltrennzeichen und die Trennzeichen sind technische Vorgaben. Die identische Schreibweise ist nicht pauschal für jedes ZUGFeRD-Profil vorgeschrieben; maßgeblich sind das konkrete Ausgabeprofil und dessen Regeln.

Wird Skonto tatsächlich genutzt, ist die spätere Entgeltminderung auch steuerlich zu berücksichtigen; die Grundlage bildet § 17 UStG. Eine bereits bezahlte Teilrechnung, ein Rabatt und Skonto sind deshalb drei getrennte Sachverhalte.

Vor dem Export diese Punkte vergleichen

• Jeder Rabatt wird genau einmal berücksichtigt.
• Prozentwert und Basis sind nachvollziehbar.
• Dokumentnachlass und Steuergruppe passen zusammen.
• PDF und XML zeigen dieselben Netto-, Steuer- und Bruttobeträge.
• Der mögliche Skontobetrag wird nicht vorzeitig als Zahlung abgezogen.
• Die Zahlungsbedingungen entsprechen der Vereinbarung und dem Ausgabeprofil.

Den gesamten Weg von der Vorlage zur geprüften Datei beschreibt ZUGFeRD mit Excel erstellen. Für Abweichungen um einen Cent hilft das Beispiel zur richtigen Rundung von Rechnungsbeträgen.

FAQ

Häufige Fragen

Ist Skonto dasselbe wie ein Rechnungsrabatt?

Nein. Ein bereits gewährter Rechnungsrabatt mindert die Rechnung. Ein noch bedingter Skontoabzug gehört in die Zahlungsbedingungen und wird erst bei entsprechender Zahlung wirksam.

Wird Rabatt vor oder nach der Umsatzsteuer berechnet?

Im gezeigten Nettopreis-Beispiel mindern Positions- und Rechnungsrabatt zunächst die Nettobasis. Darauf wird die Umsatzsteuer berechnet. Die konkrete Preisvereinbarung bleibt maßgeblich.

Was ist bei mehreren Steuersätzen zu beachten?

Nachlässe auf Dokumentebene müssen den betroffenen Steuergruppen zugeordnet werden. Ein Rabatt auf die ganze Rechnung darf nicht ungeprüft vollständig einer einzigen Gruppe zugeschlagen werden.

Welcher Zahlbetrag steht vor Nutzung des Skontos in der Rechnung?

Im Beispiel 960,93 Euro. Nur bei Erfüllung der Skontobedingung reduziert sich die Zahlung um 19,22 Euro auf 941,71 Euro.

Wo steht Skonto in einer XRechnung?

Skontoangaben werden in den Zahlungsbedingungen BT-20 in der vorgegebenen Syntax abgebildet. Die technische Schreibweise muss zum aktuellen XRechnung-Regelstand passen.