7 und 19 Prozent auf einer E‑Rechnung: Excel-Beispiel für mehrere Steuersätze

Eine E-Rechnung darf Positionen mit verschiedenen Steuersätzen enthalten. Für ZUGFeRD und XRechnung müssen die zugehörigen Steuergruppen jedoch getrennt berechnet und strukturiert ausgewiesen werden. Das gilt besonders dann, wenn ein Rabatt auf die gesamte Rechnung vereinbart wurde.

Mehrere Steuersätze bedeuten getrennte Berechnungen

Der Nettogesamtbetrag allein genügt nicht, um die Umsatzsteuer einer gemischten Rechnung zu bestimmen. Für jede Kombination aus Steuerkategorie und Steuersatz wird eine eigene Bemessungsgrundlage gebildet. Erst danach werden die Steuerbeträge addiert.

Das folgende Beispiel setzt die steuerliche Einordnung bewusst voraus: Warengruppe A wird hier mit 7 Prozent, Warengruppe B mit 19 Prozent besteuert. Die Bezeichnungen sind Rechenbeispiele und keine Einordnung konkreter Waren. Welcher Satz im tatsächlichen Fall gilt, richtet sich nach der Leistung und insbesondere § 12 UStG.

Bei beiden Gruppen handelt es sich im Beispiel um steuerpflichtige Umsätze der Kategorie S. „Ermäßigter Steuersatz“ bedeutet nicht automatisch eine andere Kategorie als S. Steuerbefreiung, Nullsteuersatz und Umkehr der Steuerschuld sind eigenständige Fälle und dürfen nicht durch beliebiges Ändern des Prozentwerts nachgebildet werden.

Beispielrechnung mit 10 Prozent Rabatt

Die fiktive Rechnung enthält zwei Positionen. Auf beide Nettobeträge wird derselbe Rechnungsrabatt von 10 Prozent gewährt. Vorauszahlungen und zusätzliche Kosten gibt es nicht.

Der Gesamtrabatt von 40,00 Euro verteilt sich hier mit jeweils 20,00 Euro auf die beiden Gruppen. Diese Aufteilung ergibt sich aus den gleich hohen Nettosummen und dem für beide Gruppen vereinbarten Prozentsatz.

Ein rabattierter Gesamtbetrag von 360,00 Euro netto mit pauschal 19 Prozent Steuer wäre falsch. Ebenso falsch wäre es, die gesamten 40,00 Euro Rabatt nur der 19-Prozent-Gruppe zuzuordnen, obwohl die Vereinbarung beide Gruppen gleichermaßen betrifft.

Excel-Formeln für mehrere Steuersätze

Im Beispiel enthalten C12:C13 die Mengen, D12:D13 die Nettopreise und E12:E13 die als Prozentwerte gespeicherten Steuersätze. In F12 steht =RUNDEN(C12*D12;2); F13 verwendet dieselbe Formel für die zweite Position.

• Positionssumme der 7-Prozent-Gruppe: =SUMMEWENN(E12:E13;7%;F12:F13) → 200,00 Euro
• Positionssumme der 19-Prozent-Gruppe: =SUMMEWENN(E12:E13;19%;F12:F13) → 200,00 Euro
• Rabatt je Gruppe: jeweilige Positionssumme × 10 %, auf zwei Stellen gerundet → jeweils 20,00 Euro
• Steuerbasis je Gruppe: Positionssumme minus Gruppenrabatt → jeweils 180,00 Euro
• Steuer 7 %: =RUNDEN(180*7%;2) → 12,60 Euro
• Steuer 19 %: =RUNDEN(180*19%;2) → 34,20 Euro

Die Zahlen 180 in den letzten beiden Formeln dienen der Erklärung. In einer wiederverwendbaren Vorlage sollten die jeweiligen Ergebniszellen referenziert werden. Bei weiteren Positionen muss der ausgewertete Bereich mitwachsen. Eine Position außerhalb des Summenbereichs fehlt sonst in der Steuerbasis, auch wenn sie im Druckbereich sichtbar ist.

Für dieses Beispiel genügt die Gruppierung nach Prozentsatz, weil beide Positionen dieselbe Steuerkategorie haben. Enthält eine Vorlage verschiedene Steuerkategorien, muss die Gruppierung beide Kriterien berücksichtigen. Dafür kommen getrennte Kategorien-Spalten und beispielsweise SUMMEWENNS infrage.

Welche Steuerdaten enthält die E-Rechnung?

Die strukturierte Rechnung enthält die Steuereinordnung jeder Position und zusätzlich die Zusammenfassung je Steuergruppe. Ein Dokumentnachlass wird ebenfalls mit seiner Steuerkategorie und seinem Satz erfasst. Im Beispiel entstehen zwei Nachlassanteile zu jeweils 20,00 Euro.

Die EN-16931-Regel BR-S-08 verbindet die Steuerbasis mit den passenden Rechnungszeilen, Zuschlägen und Nachlässen. Die Regel BR-CO-17 beschreibt die Beziehung zwischen Steuerbasis, Satz und gerundetem Steuerbetrag.

Über beide Gruppen ergeben sich 360,00 Euro ohne Steuer, 46,80 Euro Steuer und 406,80 Euro mit Steuer. Weil im Beispiel keine Zahlung vorausging, entspricht der fällige Betrag dem Bruttobetrag. Eine Vorauszahlung würde gesondert berücksichtigt; sie ist keine zusätzliche negative Warenposition.

Diese Fehler fallen häufig erst beim Export auf

• Eine Steuerformel für alles: Die gesamte Nettosumme wird mit nur einem Satz multipliziert.
• Rabatt ohne Steuerzuordnung: Der sichtbare Abzug wird in den XML-Steuergruppen nicht passend berücksichtigt.
• Prozentwerte als Text: „7 %“ ist in einer Zelle Text, während die Summenformel den Zahlenwert 0,07 erwartet.
• Nur nach 0 % gruppiert: Unterschiedliche steuerfreie oder nicht steuerbare Sachverhalte werden vermischt.
• Doppelt rabattiert: Bereits verringerte Zeilen werden durch denselben Dokumentrabatt nochmals gekürzt.
• Abweichende Rundung: PDF und XML nutzen unterschiedliche Zwischenwerte.

Bei ungleichen Gruppen und einem festen Gesamtrabatt muss die Verteilung der tatsächlichen Vereinbarung folgen. Etwaige Rundungsreste müssen nachvollziehbar einer Gruppe zugeordnet werden, damit die Summe der Teilnachlässe genau dem Gesamtnachlass entspricht. Die separate Anleitung zu Rundungsfehlern bei ZUGFeRD behandelt die Cent-Abstimmung.

Prüfliste für die fertige Datei

1. Für jede Position wurden Steuerkategorie und Steuersatz fachlich bestimmt.
2. Die Gruppensummen enthalten alle zugehörigen Positionen.
3. Rabatte und Zuschläge sind genau einmal und in der richtigen Gruppe berücksichtigt.
4. Die XML-Aufschlüsselung enthält beide Steuerbasen und beide Steuerbeträge.
5. 360,00 Euro netto plus 46,80 Euro Steuer ergeben im Beispiel 406,80 Euro brutto.
6. PDF-Darstellung, strukturierte Werte und Prüfbericht wurden gemeinsam kontrolliert.

Der Beitrag Skonto und Rabatt in der E-Rechnung vertieft die Nachlassarten. Die vollständige Erstellung aus einer bestehenden Vorlage beschreibt ZUGFeRD mit Excel erstellen.

FAQ

Häufige Fragen

Darf eine E-Rechnung 7 und 19 Prozent Umsatzsteuer enthalten?

Ja, wenn die Leistungen steuerlich entsprechend einzuordnen sind. Die Positionen und die Steuerzusammenfassung müssen die verschiedenen Gruppen korrekt abbilden.

Welche Steuerkategorie gilt im Beispiel für 7 Prozent?

Im gezeigten Beispiel verwenden sowohl die mit 7 als auch die mit 19 Prozent steuerpflichtigen Positionen die Kategorie S. Der Steuersatz unterscheidet die beiden Gruppen.

Wie wird ein Rabatt auf beide Steuergruppen verteilt?

Im Beispiel erhalten beide Gruppen denselben Rabatt von 10 Prozent auf jeweils 200,00 Euro netto. Deshalb entfallen jeweils 20,00 Euro Nachlass auf die 7- und die 19-Prozent-Gruppe.

Kann die Umsatzsteuer auf die gesamte Nettosumme berechnet werden?

Bei unterschiedlichen Steuersätzen nicht mit einem einzigen Satz. Zunächst wird die Steuer je Gruppe berechnet und gerundet; anschließend werden die Steuerbeträge addiert.

Reicht eine Gruppierung nur nach Prozentsatz?

Nur wenn die Steuerkategorie innerhalb jeder Gruppe ebenfalls übereinstimmt. Bei unterschiedlichen Steuerkategorien müssen Kategorie und Satz gemeinsam berücksichtigt werden.