Eine selbstständige Tätigkeit mit wenigen Rechnungen soll überschaubar bleiben. Trotzdem treffen rund um die E-Rechnung mehrere Fragen aufeinander: Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer? Reicht ein PDF? Darf die Excel-Vorlage bleiben? Und wie wird eine steuerfreie Leistung in einer XML-Datei richtig abgebildet? Entscheidend ist die Trennung zwischen Steuerstatus, Rechnungsempfang, Rechnungsausstellung und technischen Formatregeln.
Für Leistungen, die nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind, erlaubt § 34a UStDV weiterhin eine sonstige Rechnung statt einer strukturierten E-Rechnung. Diese Ausnahme hat nach geltendem Recht kein Ablaufdatum zum Jahresende 2026 oder 2027. E-Rechnungen empfangen können müssen inländische Kleinunternehmer dagegen bereits seit dem 1. Januar 2025. Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach; Lesen, Prüfen und Aufbewahren kommen als eigene Aufgaben hinzu. Bei öffentlichen Aufträgen sind zusätzlich die jeweils einschlägigen B2G-Regeln zu beachten.
Grundlagen: § 34a UStDV und BMF-FAQ, Fragen 4, 4a und 12. Fachlich geprüft am 4. September 2026.
Kleinunternehmer ist ein Steuerstatus, keine Betriebsgröße
Ein Ein-Personen-Betrieb ist nicht automatisch Kleinunternehmer. Ebenso wenig entscheidet die Bezeichnung „Kleingewerbe“ darüber, welche Umsatzsteuerregeln gelten. Maßgeblich ist, ob die Kleinunternehmerregelung für den konkreten Umsatz anwendbar ist. Auch eine nebenberufliche oder freiberufliche Tätigkeit kann unter die Regelung fallen; eine kleine Firma kann sich umgekehrt in der Regelbesteuerung befinden.
Für im Inland ansässige Unternehmer nennt § 19 Absatz 1 UStG grundsätzlich zwei Umsatzgrenzen: höchstens 25.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr. Gemeint ist der gesetzlich definierte Gesamtumsatz, nicht der Gewinn. Ein Verzicht auf die Steuerbefreiung und Sonderfälle, etwa im Gründungsjahr oder bei grenzüberschreitenden Leistungen, erfordern eine gesonderte Einordnung.
Für die Rechnungspraxis folgt daraus: Die Steuerkonfiguration darf nicht allein aus Mitarbeiterzahl, Rechtsform oder Zahl der monatlichen Rechnungen abgeleitet werden. Ausgangspunkt ist der tatsächliche steuerliche Status. Bei einem Wechsel zur Regelbesteuerung ändern sich auch die anzuwendenden Rechnungsvorgaben.
E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer: der Überblick
| Situation | Grundsätzliche Einordnung | Praktische Konsequenz |
|---|---|---|
| Eingangsrechnung für den inländischen Betrieb | Empfang strukturierter E-Rechnungen muss möglich sein – auch bei Kleinunternehmern. | E-Mail-Empfang, geeignete Anzeige und Aufbewahrung des Originals organisieren. |
| Eigene, nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfreie Leistung | Ausnahme von der umsatzsteuerlichen Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nach § 34a UStDV. | Eine sonstige Rechnung bleibt möglich. Ein gewöhnliches PDF ist dadurch aber keine strukturierte E-Rechnung. |
| Freiwillige XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung | Strukturierte Ausgabe ist auch ohne allgemeine Ausstellungspflicht möglich. | Zusätzlich zum Steuerrecht müssen die Regeln des gewählten Formats erfüllt sein. |
| Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber | Gesonderte Regeln für Bund, Länder und gegebenenfalls Kommunen sowie Auftragsbedingungen prüfen. | Format, Leitweg-ID und Übermittlungsweg vorab klären. |
| Wechsel zur Regelbesteuerung | Die Kleinunternehmerausnahme greift für entsprechend steuerpflichtige Umsätze nicht mehr. | Allgemeine E-Rechnungsvorgaben und noch anwendbare Übergangsregeln neu prüfen. |
Die häufige Aussage „Ab 2028 braucht jeder eine E-Rechnungssoftware“ ist für Kleinunternehmer deshalb zu pauschal. Die allgemeinen Übergangsfristen und die besondere Ausnahme für nach § 19 UStG steuerfreie Leistungen sind unterschiedliche Regelungen. Der Beitrag E-Rechnungspflicht 2027 und 2028 ordnet die allgemeinen Fristen ein.
Wenn ein Kunde trotzdem eine E-Rechnung verlangt
Eine steuerrechtliche Ausnahme beantwortet nicht jede Frage der Zusammenarbeit. Ein Geschäftskunde kann einen strukturierten Rechnungseingang bevorzugen oder entsprechende Formatanforderungen zum Gegenstand einer Vereinbarung machen. Ob eine konkrete Forderung verbindlich ist, hängt unter anderem vom Vertrag und den wirksam vereinbarten Bedingungen ab. Eine einseitige E-Mail mit dem Wunsch nach XML begründet nicht automatisch eine neue gesetzliche Pflicht.
Für die Praxis hilft eine frühe Abstimmung: Welches Format wird akzeptiert? Gibt es eine Bestellnummer oder Käuferreferenz? Ist eine bestimmte Empfangsadresse vorgesehen? So wird aus einer unklaren Forderung ein überprüfbarer Anforderungskatalog. Die steuerfreie Behandlung der Leistung ändert sich durch die Wahl einer E-Rechnung nicht.
Öffentliche Aufträge sind gesondert zu betrachten
Im öffentlichen Auftragswesen können Pflichten zur elektronischen Rechnungsstellung unabhängig von der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerausnahme bestehen. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes und die Regelungen der Länder haben eigene Anwendungsbereiche und Ausnahmen. Daher ist „Kleinunternehmer“ allein keine belastbare Begründung, eine vom öffentlichen Auftraggeber verlangte XRechnung durch ein PDF zu ersetzen. Orientierung bietet das Informationsangebot zur E-Rechnung in der Bundesverwaltung.
Eine Leitweg-ID, eine Käuferreferenz und eine elektronische Adresse erfüllen unterschiedliche Funktionen. Sie sollten aus den Angaben des tatsächlichen Empfängers übernommen und nicht durch beliebige Platzhalter ersetzt werden.
Welche Pflichtangaben gehören auf eine Kleinunternehmerrechnung?
Für Umsätze unter der Steuerbefreiung nach § 19 Absatz 1 UStG legt § 34a UStDV einen vereinfachten Mindestinhalt fest. Dazu gehören:
- vollständige Namen und Anschriften von Leistungserbringer und Leistungsempfänger;
- eine der dort zugelassenen Steuerkennungen des Leistungserbringers: Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer;
- das Ausstellungsdatum;
- eine hinreichende Beschreibung von Art und Umfang der Leistung beziehungsweise Menge und Art der gelieferten Gegenstände;
- das Entgelt als Gesamtsumme und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer;
- bei einer Abrechnung durch den Leistungsempfänger im gesetzlichen Gutschriftverfahren die entsprechende Kennzeichnung als Gutschrift.
Die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer ist keine automatisch für jeden Kleinunternehmer vorhandene Nummer. Eine tatsächlich erteilte und nach der Vorschrift zulässige Kennung ist maßgeblich. Eine erfundene Nummer oder die persönliche Identifikationsnummer ist kein Ersatz.
Rechnungsnummer und Leistungsdatum: zwei Ebenen unterscheiden
Eine fortlaufende Rechnungsnummer und ein gesondertes Leistungsdatum gehören nicht zur Mindestliste des § 34a UStDV. Für eine nachvollziehbare Zuordnung und den Geschäftsverkehr sind sie dennoch sinnvoll. Bei einer strukturierten Rechnung kommen technische Pflichtfelder hinzu: Das gewählte Rechnungsformat kann beispielsweise eine Rechnungskennung verlangen, obwohl die vereinfachte steuerliche Mindestliste diese nicht enthält.
Eine zulässige vereinfachte Papierrechnung lässt sich nicht zwingend Feld für Feld in eine gültige XRechnung kopieren. Die strukturierte Ausgabe benötigt zusätzlich die vom Standard und gegebenenfalls vom Empfänger geforderten Angaben. Ein leeres Pflichtfeld wird nicht dadurch zulässig, dass sein Inhalt auf einer vereinfachten Rechnung entbehrlich wäre.
Eine E-Rechnung ohne Umsatzsteuer ist nicht einfach „0 Prozent“
Im sichtbaren Rechnungsbild genügt eine nachvollziehbare Gesamtsumme mit einem passenden Hinweis auf die Kleinunternehmerbefreiung. In strukturierten Daten ist zusätzlich der fachliche Steuerfall wichtig. Eine Steuerbefreiung und eine Leistung zum Nullsteuersatz können rechnerisch beide zu keinem Steuerbetrag führen, sind aber rechtlich und technisch unterschiedliche Sachverhalte.
Für das hier behandelte inländische §-19-Beispiel ist die Steuerart E – steuerfrei mit einem passenden Befreiungsgrund relevant. Die Kategorie Z bezeichnet dagegen einen Nullsteuersatz und O einen nicht steuerbaren Umsatz. Die Kategorien sind nicht beliebig austauschbar. Die Standardregel BR-E-10 verlangt für die Kategorie E einen Befreiungsgrund als Code oder Text.
Ein möglicher Hinweis für das Beispiel lautet: „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Voraussetzung bleibt, dass die Befreiung tatsächlich anwendbar ist. Grenzüberschreitende Leistungen, Reverse Charge oder andere Befreiungstatbestände werden durch diesen Satz nicht automatisch richtig behandelt.
So sieht eine Rechnung ohne Umsatzsteuerausweis aus
Ein fiktiver Dienstleistungsbetrieb korrigiert einen Produktkatalog und richtet eine Formatvorlage ein. Die Leistung unterliegt im Beispiel der Kleinunternehmerbefreiung. Es gibt keine Rabatte, Vorauszahlungen oder weiteren Steuerfälle.
Rechnung
- Rechnungsnummer
- KU-2026-001
- Rechnungsdatum
- 04.09.2026
- Leistungsdatum
- 03.09.2026
Name, vollständige Anschrift und zulässige Steuerkennung des Leistungserbringers
Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
| Leistung | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Textkorrektur eines Produktkatalogs | 4 Stunden | 60,00 € | 240,00 € |
| Einrichtung einer Formatvorlage | 1 Pauschale | 90,00 € | 90,00 € |
Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
Vereinfachte Darstellung mit fiktiven Angaben – keine versandfertige Rechnung.
Die Rechenlogik bleibt bewusst einfach: Jede Position wird aus Menge und Einzelpreis berechnet und auf zwei Dezimalstellen gerundet. Anschließend werden die Positionsbeträge addiert. Ein gesondert ausgewiesener Umsatzsteuerbetrag wird nicht ergänzt. Der Befreiungshinweis erklärt die steuerliche Behandlung.
Das Beispiel zeigt die lesbare Rechnung, nicht die XML-Struktur einer E-Rechnung. Für den hier beschriebenen Weg aus einer eigenen Excel-Vorlage zur strukturierten Ausgabe ist TabellenFaktura erforderlich. Vollständige Rechnungsdaten, der zutreffende Steuerfall und die anschließende Formatprüfung bleiben entscheidend.
Von der Excel-Vorlage zur E-Rechnung mit TabellenFaktura
TabellenFaktura ergänzt die vorhandene Excel-Arbeitsweise um Feldzuordnung, strukturierte Ausgabe und technische Prüfung. Die Anwendung bietet sowohl die Auswahl E – steuerfrei als auch ein Feld für den Steuerbefreiungsgrund. Damit lässt sich der im Beispiel erläuterte Steuerfall ausdrücklich abbilden, statt nur einen sichtbaren Prozentsatz im Tabellenblatt zu ändern.
- Vorlage vervollständigen: Aussteller, Empfänger, Steuerkennung, Leistungsangaben, Datumswerte und Zahlungsdaten eintragen. Beispielpositionen durch tatsächliche Leistungen ersetzen.
- Felder zuordnen: Die Stammdaten, Summen und genutzten Positionszeilen der eigenen Excel-Vorlage im Zuordnungsassistenten festlegen.
- Steuerfall konfigurieren: Für dieses §-19-Beispiel die Steuerart E, den dazu passenden technischen Steuersatz und den Befreiungsgrund verwenden.
- Empfängeranforderungen ergänzen: Etwaige Käuferreferenzen, elektronische Adressen oder B2G-Zusatzangaben anhand der tatsächlichen Vorgaben prüfen.
- Ausgabe erstellen und prüfen: Das passende Format wählen, technische Ergebnisse auswerten und Rechnungsbild sowie strukturierte Inhalte kontrollieren.
Die Rechnungserstellung und technische Prüfung erfolgen lokal auf dem Windows-PC. Ein Prüfergebnis ersetzt nicht die Beurteilung, ob § 19 UStG auf den Umsatz anwendbar ist. Der ausführliche Praxisleitfaden zur XRechnung erklärt die Prüfebenen; der Beitrag ZUGFeRD-Rechnung erstellen erläutert die Kombination aus PDF und XML.
E-Rechnungen empfangen, lesen und aufbewahren
Empfangsfähigkeit beginnt beim Postfach, endet dort aber nicht. Eine XML-Datei lässt sich mit einem geeigneten Viewer lesbar darstellen. Eine ZUGFeRD-Datei verbindet dagegen ein PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. In beiden Fällen sind die Rechnung und der zugehörige Geschäftsvorgang abzugleichen: Stimmen Absender, Leistung, Betrag und Bankverbindung?
Nach § 14b UStG beträgt die reguläre Aufbewahrungsfrist für Rechnungen acht Jahre, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Andere Vorschriften und noch laufende Verfahren können eine längere Aufbewahrung erforderlich machen. Bei einer E-Rechnung muss der strukturierte Originaldatensatz erhalten bleiben; ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte Bildschirm-PDF ersetzt ihn nicht.
Eine sinnvolle Ablage verbindet Originaldatei, eindeutige Zuordnung und Schutz vor unbemerkter Veränderung. Regelmäßige Sicherungen helfen gegen Verlust, ersetzen aber nicht sämtliche Anforderungen an eine ordnungsgemäße Aufbewahrung. Ein reines E-Mail-Postfach sollte daher nicht mit einem vollständigen Archivierungskonzept verwechselt werden.
Fünf häufige Fehler – und was stattdessen zählt
| Irrtum | Entscheidende Unterscheidung |
|---|---|
| „Kleiner Betrieb bedeutet Kleinunternehmer.“ | Maßgeblich ist der Umsatzsteuerstatus, nicht die Zahl der Beschäftigten. |
| „Keine Ausstellungspflicht bedeutet keine Empfangspflicht.“ | Empfang und Ausstellung sind getrennt geregelt. |
| „Ohne Umsatzsteuer reicht Steuerkategorie Z.“ | Steuerbefreiung und Nullsteuersatz beschreiben unterschiedliche Fälle. |
| „Ein PDF aus Excel ist bereits eine E-Rechnung.“ | Ein gewöhnliches PDF enthält keine normgerecht strukturierten Rechnungsdaten. |
| „Eine bestandene technische Prüfung bestätigt den Steuerstatus.“ | Die tatsächliche Berechtigung zur Steuerbefreiung bleibt eine fachliche Frage. |
Praktische Checkliste vor dem Versand
- Anwendbarkeit der Kleinunternehmerbefreiung für den konkreten Umsatz geklärt.
- Gesetzliche Pflichtangaben, tatsächliche Leistungen und Gesamtsumme vollständig.
- Kein unberechtigter Umsatzsteuerausweis; zutreffender Befreiungshinweis vorhanden.
- Bei strukturierter Ausgabe: Steuerkategorie, Befreiungsgrund und zusätzliche Formatfelder vollständig.
- Vorgaben des Empfängers zu Format, Referenzen und Übermittlung geprüft.
- Alle Platzhalter entfernt; technische Fehler behoben und Warnungen bewertet.
- Versandte Originaldatei für die Aufbewahrung gesichert.
Kleinunternehmer benötigen eine klare Trennung der Aufgaben: Empfang ermöglichen, eigene Rechnungsvorgaben einhalten und bei freiwilliger oder anderweitig erforderlicher E-Rechnung die technischen Anforderungen erfüllen. Eine Excel-Vorlage kann dafür weiterhin die Ausgangsbasis bilden. Ihr Nutzen steigt, wenn Steuerfall, strukturierte Felder und Prüfergebnisse nachvollziehbar zusammenpassen.
Dieser Beitrag behandelt typische inländische Fälle nach dem am 4. September 2026 geprüften Rechtsstand. Er ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Grenzüberschreitende Umsätze, Statuswechsel und besondere Vertragskonstellationen erfordern eine gesonderte Prüfung.
Häufige Fragen
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?
Für nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfreie Leistungen erlaubt § 34a UStDV weiterhin eine sonstige Rechnung. Besondere Vorgaben öffentlicher Auftraggeber und vertragliche Anforderungen sind gesondert zu prüfen.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Inländische Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Anzeige, Prüfung und Aufbewahrung der Originaldatei sind zusätzlich zu organisieren.
Endet die Ausnahme für Kleinunternehmer 2027 oder 2028?
Die Ausnahme nach § 34a UStDV hat nach dem am 4. September 2026 geprüften Recht kein entsprechendes Ablaufdatum. Bei einem Wechsel zur Regelbesteuerung sind die dann einschlägigen Rechnungsvorschriften neu zu prüfen.
Ist eine Excel-Rechnung ohne Umsatzsteuer bereits eine E-Rechnung?
Nein. Eine XLSX-Datei und ein gewöhnliches PDF sind keine strukturierten E-Rechnungen. Dafür müssen die Angaben in ein geeignetes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD mit entsprechendem Profil übertragen werden.
Benötigt eine Kleinunternehmerrechnung eine Rechnungsnummer?
Die Mindestliste des § 34a UStDV verlangt keine fortlaufende Rechnungsnummer. Sie ist dennoch zur Zuordnung sinnvoll. Bei einer strukturierten E-Rechnung müssen zusätzlich die technischen Pflichtfelder des gewählten Formats erfüllt sein.
Welche Steuerkategorie passt zur Kleinunternehmerbefreiung?
Für das im Beitrag beschriebene inländische §-19-Beispiel ist E – steuerfrei mit einem passenden Befreiungsgrund relevant. Ein Nullsteuersatz oder ein nicht steuerbarer Umsatz ist fachlich etwas anderes.
Wie entsteht aus einer eigenen Excel-Rechnung eine E-Rechnung?
Die vollständigen Rechnungsdaten werden in TabellenFaktura zugeordnet, der zutreffende Steuerfall wird eingestellt und die strukturierte Ausgabe wird anschließend geprüft. Das sichtbare Rechnungsbild allein ist noch keine E-Rechnung.
E-Rechnung aus Excel testen
Die vertraute Vorlage bleibt erhalten und TabellenFaktura lässt sich im eigenen Rechnungsalltag prüfen.
Als Tester bewerben