Neue Funktionen in TabellenFaktura 1.5.0: Was Testerfeedback bereits verändert hat

TabellenFaktura ist mit einem klaren Ziel in die Testphase gestartet: Eine vorhandene Excel-Rechnung soll ohne Cloudwechsel als geprüfte ZUGFeRD-Rechnung oder XRechnung ausgegeben werden können. Aus den ersten Praxiseindrücken ist inzwischen deutlich mehr entstanden. Gute Anregungen von Testern haben konkrete Arbeitsabläufe sichtbar gemacht – und mehrere daraus abgeleitete Funktionen konnten bereits umgesetzt werden.

Testerfeedback wird zu nutzbaren Funktionen

Eine Testphase ist besonders wertvoll, wenn nicht nur einzelne Schaltflächen bewertet werden. Entscheidend ist der vollständige Ablauf: Woher kommt die nächste Rechnungsnummer? Wie bleibt eine versandte Rechnung auffindbar? Was geschieht nach einem Rechnerwechsel? Wie oft müssen dieselben Kundendaten in unterschiedlichen Excel-Dateien erneut gepflegt werden?

Die bisherigen Rückmeldungen haben genau solche Alltagspunkte geschärft. Dank der guten und konkreten Anregungen konnten neue Funktionen nicht nur geplant, sondern bereits in aufeinander aufbauenden Versionen umgesetzt und geprüft werden. Aus einem reinen Ausgabeassistenten entwickelt sich damit schrittweise ein zusammenhängender, weiterhin Excel-naher Rechnungsablauf.

Die jüngsten Erweiterungen im direkten Vergleich

Neu in Version 1.5.0: zentrale Kundenverwaltung

Viele Excel-Rechnungen entstehen aus kundenspezifischen Kopien einer Vorlage. Das ist vertraut, führt aber leicht dazu, dass Anschriften, Umsatzsteuer-ID, elektronische Adresse oder Zahlungsziel mehrfach gepflegt werden. Version 1.5.0 ergänzt deshalb einen lokalen Kundenstamm, der unabhängig von einzelnen Arbeitsmappen arbeitet.

Die Kundenverwaltung deckt die wichtigsten Aufgaben eines kleinen Rechnungsablaufs ab:

• Kundendaten zentral suchen, filtern und bearbeiten
• Kundenlisten als CSV-Datei exportieren
• mögliche Dubletten über Kundennummer, Umsatzsteuer-ID sowie Name und Anschrift erkennen
• nicht mehr aktive Kunden sicher archivieren und bei Bedarf reaktivieren
• Empfängerdaten aus einer geöffneten Excel-Rechnung in den Kundenstamm übernehmen
• einen gespeicherten Kunden direkt in die aktive Excel-Datei einsetzen
• Leitweg-ID beziehungsweise Käuferreferenz und kundenspezifisches Zahlungsziel mitführen

Auch eine noch nicht vorbereitete Vorlage wird berücksichtigt: Fehlen Zuordnungen für Kundenfelder, kann TabellenFaktura an der aktiven Zelle einen übersichtlichen Kundenblock anlegen. Damit bleibt der Einstieg niedrigschwellig, ohne auf die spätere strukturierte Zuordnung zu verzichten.

Seit Version 1.4.0: Rechnungsjournal statt einzelner Dateisilos

Eine Excel-Arbeitsmappe kennt zunächst nur ihren eigenen Inhalt. Für einen verlässlichen Nummernkreis reicht diese isolierte Sicht nicht aus, sobald mehrere Kundenmappen oder Vorlagen parallel verwendet werden. Die Rechnungsverwaltung führt die Vorgänge deshalb in einer lokalen, arbeitsmappenunabhängigen Datenbank zusammen.

Eine neue Rechnungsnummer kann zentral reserviert und in die zugeordnete Excel-Zelle geschrieben werden. Bereits endgültig verwendete Nummern werden gegen eine unbemerkte Wiederverwendung gesperrt. Das Journal hält den technischen Prüfstatus, den lokalen Dateipfad und die Prüfsumme der erzeugten PDF- oder XML-Datei fest. Wesentliche Vorgänge werden mit Zeitpunkt, Benutzer und Computer protokolliert.

Der Nutzen liegt nicht in zusätzlicher Bürokratie, sondern in einer klaren Antwort auf eine einfache Frage: Welche Datei gehört tatsächlich zu welcher endgültigen Rechnung?

Lokales Rechnungsarchiv mit nachvollziehbarer Dateiintegrität

Nach einer erfolgreichen Erstellung kann TabellenFaktura eine zusätzliche unveränderte Archivfassung nach Jahr und Rechnungsnummer ablegen. Eine SHA-256-Prüfsumme macht spätere Veränderungen erkennbar. Die technische Prüfung, die endgültige Rechnungsnummer und der Archivpfad werden gemeinsam im Journal festgehalten.

Damit wird die vertraute Excel-Datei nicht zum einzigen Ort, an dem der Vorgang existiert. Die Arbeitsmappe bleibt das Werkzeug für Gestaltung und Berechnung; die final erzeugte E-Rechnung erhält zusätzlich einen eigenen dokumentierten Platz.

Datensicherung direkt aus Excel

Testerfeedback betrifft häufig nicht nur das Erstellen, sondern auch den Ernstfall: einen neuen Computer, eine Neuinstallation oder den Verlust lokaler Einstellungen. TabellenFaktura kann deshalb eine portable Sicherungsdatei mit der Endung .tfbackup erzeugen.

Die Sicherung umfasst die zentrale Datenbank und kann wahlweise die noch vorhandenen archivierten Rechnungsdateien einschließen. Vor einer Wiederherstellung werden Datenbank und Prüfsummen kontrolliert. Der bisherige lokale Datenbestand bleibt zusätzlich als Sicherheitskopie erhalten. Mit Version 1.5.0 gehört auch der zentrale Kundenstamm zu diesem Sicherungskonzept.

Zentral oder nur in der Arbeitsmappe: Einstellungen bleiben wählbar

Nicht jeder Betrieb organisiert Excel-Vorlagen gleich. Manche Einstellungen sollen für alle Rechnungen gelten, andere gehören bewusst nur zu einer bestimmten Kundenmappe. TabellenFaktura bietet deshalb zwei Speicherorte:

• Zentral: Zuordnungen, Einheiten, E-Mail-Vorlagen und weitere Einstellungen stehen arbeitsmappenübergreifend zur Verfügung und werden in die Datensicherung einbezogen.
• In der Excel-Datei: Vorlagenspezifische Einstellungen werden als unsichtbare Custom-XML-Daten mit der Arbeitsmappe gespeichert und beim Kopieren mitgenommen.

Rechnungsjournal und Dublettenschutz bleiben unabhängig von dieser Auswahl zentral. Dadurch kann eine Vorlage flexibel bleiben, ohne den gemeinsamen Überblick über endgültige Rechnungen zu verlieren.

Updates werden geprüft und kontrolliert installiert

Technische Regeln für E-Rechnungen entwickeln sich weiter. Eine lokale Lösung benötigt daher einen verlässlichen Aktualisierungsweg. TabellenFaktura prüft beim Start im Rahmen des Lizenzabgleichs, ob eine neue Version bereitsteht. Zusätzlich ist eine manuelle Suche im Excel-Menüband möglich.

Ein Installationsprogramm wird erst nach Bestätigung geladen und vor dem Start anhand seiner veröffentlichten SHA-256-Prüfsumme kontrolliert. Excel wird bei einem Update nicht gewaltsam beendet. Geöffnete Arbeitsmappen können zunächst gespeichert und Excel vollständig geschlossen werden.

Was trotz der Erweiterungen bewusst gleich bleibt

Mehr Verwaltung bedeutet bei TabellenFaktura keinen Wechsel zu einem Cloud-ERP. Die Grundidee bleibt unverändert:

• Die vorhandene Excel-Vorlage bleibt nutzbar.
• ZUGFeRD und XRechnung werden lokal erzeugt und technisch geprüft.
• Rechnungsinhalte werden nicht an TabellenFaktura übertragen.
• Ein Outlook-Entwurf kann vorbereitet werden, der Versand erfolgt jedoch nie automatisch.
• Journal, Kundenstamm, Archivinformationen und Einstellungen liegen lokal auf dem Windows-PC.

Die neuen Funktionen ersetzen damit nicht den vertrauten Ablauf. Sie ergänzen ihn dort, wo einzelne Excel-Dateien allein keinen gemeinsamen Überblick bieten.

Warum die Testphase für die Weiterentwicklung entscheidend ist

Ein technisch gültiges XML-Dokument ist nur ein Teil eines guten Werkzeugs. Im Alltag zählen verständliche Begriffe, sinnvolle Standardwerte, auffindbare Schaltflächen, klare Fehlermeldungen und möglichst wenige doppelte Eingaben. Solche Details werden besonders sichtbar, wenn unterschiedliche Vorlagen und echte betriebliche Abläufe aufeinandertreffen.

Die bisherigen Anregungen aus dem Testerkreis haben bereits zu greifbaren Erweiterungen geführt. Dafür gilt ein ausdrücklicher Dank. Jede nachvollziehbare Rückmeldung hilft dabei, TabellenFaktura nicht mit beliebigen Zusatzfunktionen zu überladen, sondern die Schritte zu verbessern, die bei kleinen Unternehmen und Selbständigen tatsächlich Zeit kosten.

Alle Funktionen im Detail →

FAQ

Häufige Fragen

Was ist neu in TabellenFaktura 1.5.0?

Version 1.5.0 ergänzt eine zentrale lokale Kundenverwaltung. Kunden lassen sich suchen, bearbeiten, als CSV exportieren, auf Dubletten prüfen, archivieren und direkt zwischen Kundenstamm und Excel-Rechnung übernehmen.

Welche Funktionen kamen mit Version 1.4.0 hinzu?

Version 1.4.0 ergänzte ein lokales Rechnungsjournal, kontrollierte Rechnungsnummern, Dublettenschutz, ein geordnetes Rechnungsarchiv, portable Datensicherung und einen geprüften Updatepfad.

Werden Kunden- oder Rechnungsdaten in einer Cloud gespeichert?

Nein. Kundenstamm, Rechnungsjournal, Einstellungen und Rechnungsinhalte werden lokal auf dem Windows-PC verarbeitet. Beim Lizenz- und Updateabgleich werden keine Rechnungsinhalte übertragen.

Kann die vorhandene Excel-Vorlage weiterhin verwendet werden?

Ja. Die Erweiterungen ergänzen die bestehende Excel-Vorlage. Felder können einmalig zugeordnet, Kunden übernommen und Rechnungen anschließend als ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt werden.

Wie fließt Testerfeedback in TabellenFaktura ein?

Rückmeldungen aus realen Abläufen werden nach Nutzen, Verständlichkeit und technischer Sicherheit bewertet. Mehrere Anregungen zu Rechnungsverwaltung, Wiederverwendung von Daten und Bedienbarkeit sind bereits in Version 1.4.0 und 1.5.0 eingeflossen.