E-Rechnungs­pflicht 2027 und 2028: Welche Frist gilt für wen?

Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die eigene Ausstellung gelten Übergangsfristen. Der entscheidende Unterschied liegt im Vorjahresumsatz.

Was seit 2025 bereits gilt

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung per E-Mail. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Ein reines PDF zählt seit 2025 grundsätzlich als sonstige Rechnung. Übliche E-Rechnungsformate sind XRechnung und ZUGFeRD in einem geeigneten Profil.

Für den Empfang gibt es keine allgemeine Übergangsfrist. Jedes inländische Unternehmen muss seit 2025 technisch in der Lage sein eine E-Rechnung anzunehmen. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums genügt dafür grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Die Datei muss anschließend im ursprünglichen strukturierten Format aufbewahrt werden.

Die Frist bis Ende 2026

Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen dürfen Rechnungsaussteller bis zum 31. Dezember 2026 noch eine sonstige Rechnung verwenden. Papier ist weiterhin möglich. Ein einfaches PDF darf nur mit Zustimmung des Empfängers eingesetzt werden.

Diese Übergangsregel ist kein Grund bis zum letzten Quartal zu warten. E-Rechnungen verändern Felder, Prüfungen und Abläufe. Unternehmen sollten ihre Stammdaten, Leistungsbeschreibungen, Steuerangaben und Zuständigkeiten früh testen.

Ab 2027 entscheidet der Vorjahresumsatz

Wer im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt hat muss bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen ab 1. Januar 2027 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen bis zu dieser Umsatzgrenze dürfen die Übergangsregel noch bis Ende 2027 nutzen.

Wichtig ist der Blick auf das jeweils vorangegangene Kalenderjahr. Für die Pflicht im Jahr 2027 ist damit der Umsatz des Jahres 2026 relevant. Die Grenze sollte nicht erst beim Jahresabschluss betrachtet werden. Eine realistische Hochrechnung schafft Zeit für Auswahl, Test und Einführung.

Ab 2028 endet die allgemeine Übergangsphase

Ab 1. Januar 2028 müssen grundsätzlich auch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bei betroffenen Umsätzen eine E-Rechnung ausstellen. Auch bestimmte EDI-Verfahren dürfen nur noch weiterlaufen wenn sie die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.

Welche Ausnahmen bleiben

Die Pflicht betrifft nicht jeden Beleg. Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, bestimmte steuerfreie Leistungen, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter die B2B-Pflicht. Für öffentliche Auftraggeber gelten daneben eigene Regeln.

Eine Ausnahme von der Ausstellungspflicht bedeutet nicht automatisch eine Ausnahme beim Empfang. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Im Zweifel sollte die Einordnung mit der steuerlichen Beratung geklärt werden.

Ein sinnvoller Fahrplan

1. Umsatz und Geschäftsfälle einordnen. Prüfen Sie wann die Pflicht voraussichtlich greift und welche Kunden betroffen sind.
2. Stammdaten bereinigen. Vollständige Anschriften, Steuerangaben, Zahlungsdaten und elektronische Adressen vermeiden spätere Rückfragen.
3. Format wählen. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit strukturierten Daten. XRechnung ist eine reine XML-Datei und bei öffentlichen Auftraggebern häufig vorgegeben.
4. Mit echten Vorlagen testen. Nutzen Sie typische Rechnungen, verschiedene Steuersätze und Sonderfälle aus Ihrem Alltag.
5. Prüfung und Freigabe festlegen. Eine technische Validierung ist wichtig. Die fachliche Kontrolle bleibt trotzdem erforderlich.
6. Originalformat archivieren. Bewahren Sie den strukturierten Teil unverändert und nachvollziehbar auf.

FAQ

Häufige Fragen

Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Grundsätzlich betrifft die Pflicht ab 2027 inländische Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz bei steuerbaren B2B-Umsätzen im Inland. Ausnahmen und der konkrete Geschäftsvorfall müssen gesondert geprüft werden.

Gilt die Pflicht für kleine Unternehmen erst ab 2028?

Für die Ausstellung können Unternehmen bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz die Übergangsregel grundsätzlich noch 2027 nutzen. Empfangsbereit müssen Unternehmen jedoch bereits seit 2025 sein.

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Es fehlen strukturierte Daten für die automatische Verarbeitung.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen senden?

Leistungen von Kleinunternehmern sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. E-Rechnungen empfangen können müssen Kleinunternehmer trotzdem.