XRechnung erstellen: Der große Praxisleitfaden von Excel bis zur validierten XML

Eine XRechnung ist kein PDF mit einem neuen Dateinamen, sondern ein strukturierter Rechnungsdatensatz. Jede Anschrift, jede Position, jeder Steuersatz und jeder Zahlbetrag erhält darin eine maschinenlesbare Bedeutung. Genau das macht das Format leistungsfähig – und anspruchsvoll. Dieser Leitfaden erklärt den gesamten Weg von einer vorhandenen Excel-Rechnung bis zur fachlich geprüften XML-Datei, ordnet die Rechtslage 2026 ein und zeigt, an welchen Stellen in der Praxis die meisten Fehler entstehen.

Was eine XRechnung ausmacht

Der Begriff „elektronische Rechnung“ wurde lange für fast jede digital versandte Rechnung verwendet. Seit der Neufassung von § 14 UStG ist die Abgrenzung wesentlich schärfer. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein einfaches PDF ist daher keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn, sondern eine sonstige Rechnung.

Die XRechnung erfüllt diese Anforderung als rein strukturierter Datensatz. Anders als bei ZUGFeRD enthält die Datei grundsätzlich kein eingebautes Rechnungsbild. Die XML ist die Rechnung. Ein Viewer kann daraus eine lesbare Darstellung erzeugen, verändert aber nicht die fachlich maßgeblichen Daten.

Die Dateiendung .xml ist allein kein Qualitätsmerkmal. Eine beliebige XML-Struktur wird nicht zur XRechnung, nur weil Felder mit Rechnungswerten enthalten sind. Erst das Zusammenspiel aus zugelassener Syntax, semantischem Datenmodell, XRechnungs-Geschäftsregeln und korrekten Inhalten ergibt eine konforme Rechnung.

Warum das Thema wirtschaftlich relevant ist

Die Umstellung betrifft nicht nur Konzerne mit großen ERP-Systemen. Nach Angaben des Statistischen Bundesamts gehörten 2023 rund 3,2 Millionen Unternehmen und damit 99,3 Prozent der betrachteten Unternehmen zu den kleinen und mittleren Unternehmen. 82,6 Prozent waren Kleinstunternehmen. Gerade dort entstehen Rechnungen häufig in überschaubaren, individuell gewachsenen Abläufen – oft mit Excel.

Die Zahlen erklären, weshalb eine fachlich starke E-Rechnungslösung nicht automatisch ein schweres Buchhaltungssystem sein muss. Der volkswirtschaftlich größte Anwenderkreis besteht aus Unternehmen, deren Rechnungsprozess eher wenige Personen, eigene Vorlagen und klare Arbeitsroutinen umfasst. Die technische Tiefe des Standards bleibt trotzdem dieselbe.

E-Rechnungspflicht 2026: Welche Frist gilt?

Für inländische B2B-Umsätze ist die E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025 der gesetzliche Regelfall. Die praktische Ausstellungspflicht wird jedoch durch Übergangsregelungen gestaffelt. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des ausgeführten Umsatzes, nicht allein das Ausstellungsdatum der Rechnung.

Ausnahmen bleiben wichtig. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise können als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze sind ausgenommen. Kleinunternehmer sind nach der aktuellen BMF-Darstellung von der Ausstellungspflicht befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Für eine belastbare Einordnung zählt stets der konkrete Umsatz.

B2B und B2G dürfen nicht vermischt werden. Die umsatzsteuerliche B2B-Regelung nach UStG und die E-Rechnungsverordnung für Aufträge des Bundes haben unterschiedliche Schwellen, Zusatzangaben und Übertragungswege. Bei Rechnungen an Bund, Länder oder Kommunen gelten außerdem die Regeln des jeweiligen Auftraggebers und der zuständigen Plattform.

Vier Ebenen: EN 16931, XRechnung, Syntax und Transport

Viele Missverständnisse entstehen, weil fachlicher Inhalt, nationales Regelwerk, Dateistruktur und Versandweg als ein einziges „Format“ behandelt werden. Tatsächlich liegen vier Ebenen übereinander.

EN 16931: die gemeinsame fachliche Sprache

Die europäische Norm definiert ein semantisches Kerndatenmodell. Eine Rechnungsnummer heißt dort nicht deshalb „BT-1“, weil XML-Tags nummeriert werden, sondern weil Business Terms eine syntaxunabhängige fachliche Referenz bilden. Dasselbe Feld kann in UBL und CII technisch völlig unterschiedlich aussehen und dennoch dieselbe Bedeutung tragen.

XRechnung: deutsche Core Invoice Usage Specification

XRechnung ist eine nationale Anwendungsspezifikation der EN 16931. Sie ergänzt oder verschärft Regeln, ohne das europäische Modell beliebig zu verändern. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards veröffentlicht die normative Spezifikation und die technischen Komponenten als Bundle. Nach der aktuellen Übersicht ist XRechnung 3.0 maßgeblich; das Bundle 3.0.2 Winter 2025/26 trägt die Fassung vom 31. Januar 2026.

UBL und CII: zwei Wege zum gleichen Inhalt

UBL 2.1 und UN/CEFACT Cross Industry Invoice sind zugelassene Syntaxen. Eine Syntaxkonvertierung ist deshalb keine bloße Umbenennung von Elementen. Namespaces, Elementhierarchien und einzelne Abbildungsregeln unterscheiden sich. Ein guter Prozess arbeitet intern mit eindeutigen fachlichen Rechnungsdaten und erzeugt daraus die benötigte Syntax.

Transport ist nicht Format

Eine valide XML kann am falschen Portal, mit einer falschen Empfängeradresse oder über einen nicht zugelassenen Kanal scheitern. Umgekehrt macht Peppol aus einer fehlerhaften Datei keine korrekte XRechnung. Dateiqualität und Zustellung brauchen getrennte Prüfungen.

XRechnung erstellen: der vollständige Prozess

Ein robuster Ablauf beginnt vor der XML-Erzeugung und endet nicht beim Speichern der Datei. Acht Schritte bilden eine belastbare Prozesskette.

Die Reihenfolge ist wesentlich. Fehlende Zahlungsdaten lassen sich technisch manchmal noch als leeres oder optionales Feld kaschieren. Eine nicht verstandene Steuerlogik lässt sich dagegen nicht durch XML-Syntax reparieren. Je früher fachliche Unklarheiten sichtbar werden, desto geringer ist der Aufwand am Ende.

Pflichtfelder: vom Rechnungswissen zum BT-Feld

Eine XRechnung benötigt zunächst die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben. Hinzu kommen Vorgaben aus EN 16931, XRechnung und gegebenenfalls aus dem Bestellprozess. Für die Bundesverwaltung nennt § 5 E-RechV unter anderem Leitweg-ID, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung und E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Bestell- und Lieferantennummer werden verpflichtend, wenn sie bei der Beauftragung mitgeteilt wurden.

Die Tabelle ist eine Orientierung, keine vollständige Spezifikation. Geschäftsfälle mit Steuerbefreiung, Reverse Charge, innergemeinschaftlicher Lieferung, Abschlagsrechnung, Skonto, Zuschlägen oder mehreren Steuersätzen benötigen zusätzliche Informationen und Regeln.

Stammdaten sind keine Nebensache

Bei XML-Rechnungen fällt jede unklare Stammdatenpflege stärker auf. Der sichtbare Briefkopf kann eine fehlende strukturierte Angabe nicht ersetzen. Besonders wichtig sind der rechtliche Name, die vollständige Anschrift, Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Käuferdaten, E-Mail-Kontakt, IBAN und gegebenenfalls BIC. Markenname und juristische Person müssen klar auseinandergehalten werden.

Leistungsbeschreibung mit ausreichender Aussagekraft

Alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen nach der BMF-Verwaltungsauffassung im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf einen unstrukturierten Anhang genügt nicht, wenn dort erst die notwendige Leistungsbeschreibung zu finden ist. Ergänzende Details dürfen als Anlage mitgegeben werden; die strukturierte Rechnung selbst muss die Leistung aber eindeutig und leicht nachprüfbar erkennen lassen.

Durchgängiges Beispiel: von der Excel-Zeile zur XRechnung

Ein einfaches Beispiel zeigt, wie sichtbare Tabellenwerte in fachliche Daten übersetzt werden. Ausgangspunkt ist eine Beratungsrechnung mit zwei Positionen.

In einer Tabellenansicht wirken „Stunde“ und „Pauschale“ ausreichend. Für die XML benötigt jede Zeile einen standardisierten Einheitencode. Die Positionsbeschreibung bleibt Text, während Menge, Einheit, Preis und Steuerkategorie in getrennte Datenfelder gehören. Der Steuerbetrag wird nicht nur als fertige Zahl übernommen: Steuerbasis, Steuersatz, Kategorie und Betrag müssen logisch zusammenpassen.

Die XML speichert nicht die optische Position einer Zelle, sondern die Bedeutung des Wertes. „B17“ ist für einen Rechnungsstandard bedeutungslos. Erst die Zuordnung „B17 enthält die Rechnungsnummer“ schafft ein belastbares Modell. Genau deshalb ist eine einmalig sauber konfigurierte Vorlage wesentlich zuverlässiger als eine rein optische Texterkennung.

Rechenlogik: warum ein Cent eine Rechnung stoppen kann

XRechnung prüft Beziehungen zwischen Werten. Eine plausible Gesamtsumme reicht nicht, wenn die Zwischenwerte nicht aufgehen. Typische Gleichungen betreffen Zeilennettobeträge, Dokumentennettosumme, Zu- und Abschläge, Steuerbasis, Steuerbetrag, Bruttosumme, Vorauszahlungen und Zahlbetrag.

• Zeilenebene: Menge und Preis müssen unter Berücksichtigung einer Preiseinheit, von Nachlässen und Zuschlägen zum Zeilennettobetrag führen.
• Steuerebene: Positionen gleicher Steuerkategorie und gleichen Steuersatzes werden zu einer Steuerbasis zusammengeführt.
• Dokumentebene: Summe der Zeilennettobeträge zuzüglich dokumentweiter Zuschläge und abzüglich dokumentweiter Nachlässe ergibt den Rechnungsnettobetrag.
• Zahlungsebene: Bruttobetrag abzüglich bereits gezahlter Beträge zuzüglich Rundung ergibt den fälligen Zahlbetrag.

Excel kann intern mit mehr Nachkommastellen rechnen, als sichtbar angezeigt werden. Zwei Zellen zeigen dann beispielsweise jeweils 10,01 Euro, obwohl intern 10,005 Euro gespeichert sind. Die sichtbare Addition und die intern exportierte Summe können voneinander abweichen. Ein zuverlässiger Export braucht deshalb eine bewusst definierte Rundungsstrategie und darf sich nicht ausschließlich auf die Zellformatierung verlassen.

Validierung in fünf Ebenen

„Datei wurde erzeugt“ ist kein Prüfergebnis. Eine belastbare Validierung untersucht mindestens fünf Ebenen. Das BMF bezeichnet die Validierung zwar nicht als unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, empfiehlt sie aber ausdrücklich zur Fehlervermeidung bereits bei Erstellung und Versand.

Eine technische Erfolgsmeldung beweist nicht, dass tatsächlich die vereinbarte Leistung, der richtige Kunde oder die korrekte Bankverbindung enthalten ist. Der Validator kennt weder den Vertrag noch den realen Leistungszeitraum. Umgekehrt kann eine fachlich richtige Rechnung technisch unbrauchbar sein, wenn ein Pflichtcode oder ein Element fehlt.

Typische Fehlermeldungen richtig einordnen

Warnung und Fehler nicht gleichsetzen

Ein Fehler verletzt in der Regel eine zwingende technische oder fachliche Regel. Eine Warnung kann auf eine ungewöhnliche, aber zulässige Konstellation hinweisen. Ein professioneller Prozess blendet Warnungen nicht pauschal aus, sondern dokumentiert, weshalb sie im konkreten Geschäftsfall akzeptabel sind.

Version des Validators dokumentieren

Regelwerke entwickeln sich weiter. Eine Datei kann mit einem alten Prüfpaket andere Ergebnisse liefern als mit dem aktuellen Bundle. Für reproduzierbare Prüfungen gehören Standardversion, Prüfdatum und Validatorstand zum Nachweis. Das ist besonders bei lang laufenden Verträgen und wiederkehrenden Rechnungen wertvoll.

XRechnung an Behörden: Leitweg-ID und Zusatzfelder

Bei Rechnungen an die Bundesverwaltung dient die Leitweg-ID der Adressierung und Weiterleitung an den zuständigen Rechnungsempfänger. Sie wird vom Auftraggeber mitgeteilt und in der Käuferreferenz BT-10 eingetragen. Rechnungssteller benötigen keine eigene Leitweg-ID.

Die Leitweg-ID ersetzt weder die Käuferanschrift noch Bestell- oder Lieferantennummer. Sie beantwortet eine andere Frage: An welche organisatorische Stelle innerhalb der Verwaltung soll die Rechnung geleitet werden? Schon eine formal plausible, aber fachlich falsche Leitweg-ID kann zu Ablehnung oder Fehlleitung führen.

Bundesländer und Kommunen nutzen unterschiedliche Plattformen und landesrechtliche Ausprägungen. Deshalb gehört die Prüfung des konkreten Rechnungsempfängers in die Auftragsannahme – nicht erst an das Ende der Rechnungsstellung.

XRechnung versenden: Kanal nach Empfänger wählen

Im allgemeinen B2B-Bereich kann eine E-Rechnung unter anderem per E-Mail, über ein Portal, eine Schnittstelle oder ein vereinbartes Netzwerk übertragen werden. Für die Bundesverwaltung steht seit der Konsolidierung die OZG-RE als zentrale Plattform im Mittelpunkt. Dort sind Weberfassung, Upload, E-Mail und Peppol vorgesehen.

Bei der E-Mail-Einreichung an die OZG-RE gelten strengere Regeln als bei einer normalen Nachricht: pro E-Mail eine E-Rechnung; zusätzliche externe Anhänge können zur Verwerfung führen. Rechnungsbegründende Unterlagen müssen nach den jeweiligen Vorgaben in die XML eingebettet oder über vorgesehene Funktionen verknüpft werden. Betreff und Nachrichtentext ersetzen keine Rechnungsdaten.

Zustellung ist ein Status, kein Klick

Der Versandknopf dokumentiert zunächst nur den Ausgang. Für den Prozessabschluss sind mindestens Dateikopie, Empfänger, Zeitpunkt, Kanal und Rückmeldung relevant. Bei Plattformen können technische Annahme, formale Prüfung, fachliche Verarbeitung und Zahlung getrennte Status darstellen. Eine automatisierte Empfangsbestätigung ist noch keine Zahlungsfreigabe.

Berichtigung, Gutschrift, Abschlag und Anlagen

Berichtigung

Besteht für den ursprünglichen Umsatz eine E-Rechnungspflicht, muss auch eine Berichtigung grundsätzlich als E-Rechnung erfolgen. Das Berichtigungsdokument braucht einen eindeutigen Bezug zur ursprünglichen Rechnung und den fachlich passenden Rechnungstyp. Eine bereits versandte XML-Datei sollte nicht still geändert und unter gleichem Namen erneut abgelegt werden.

Gutschrift

Der umsatzsteuerliche Begriff „Gutschrift“ bezeichnet eine Abrechnung durch den Leistungsempfänger. Im Alltag wird dasselbe Wort oft für eine Rechnungskorrektur verwendet. In strukturierten Daten muss klar sein, welcher Geschäftsfall tatsächlich vorliegt. Eine falsche Übersetzung des sichtbaren Wortes in den Dokumenttyp kann die fachliche Bedeutung umkehren.

Abschlags- und Endrechnung

Vorauszahlungen, Teilentgelte und bereits abgerechnete Beträge müssen so dargestellt werden, dass der verbleibende Zahlbetrag nachvollziehbar ist. Nach den BMF-FAQ kann die Absetzung vereinnahmter Teilentgelte bei einer Endrechnung in einem unstrukturierten Anhang erfolgen, wenn der strukturierte Teil ausdrücklich darauf verweist. Für die praktische Verarbeitung bleibt eine möglichst klare strukturierte Abbildung vorteilhaft.

Anlagen

Leistungsnachweise, Stundenzettel oder detaillierte Dokumentationen können eine Rechnung ergänzen. Pflichtangaben dürfen jedoch nicht vollständig in eine Anlage ausgelagert werden. Technisch müssen Anlagen entsprechend der gewählten Syntax und den Vorgaben des Übertragungskanals eingebettet oder referenziert werden. Dateityp, Größe und Sicherheitsprüfung sind dabei eigene Annahmekriterien.

Archivierung: die XML ist das Original

Nach § 14b UStG sind ein- und ausgehende Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Eine nachträglich erzeugte PDF-Ansicht ersetzt die empfangene oder versandte XML nicht.

Der Dateiname kann die Suche unterstützen, ist aber nicht der einzige Ordnungsmechanismus. Bewährt haben sich eindeutige Nummernkreise, unveränderliche Originalablagen, nachvollziehbare Korrekturketten und regelmäßig geprüfte Sicherungen. Bei Cloudspeicherung zählen zusätzlich Zugriffsrechte, Exportmöglichkeit, Vertragsende und Speicherort.

XRechnung aus Excel erstellen: wann das sinnvoll ist

Excel bleibt für viele kleine Unternehmen das vertraute Werkzeug zur Rechnungserstellung. Die Tabellenkalkulation kann Leistungen berechnen, individuelle Layouts abbilden und wiederkehrende Stammdaten aufnehmen. Sie kennt von sich aus jedoch weder EN 16931 noch XRechnung. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht „Excel oder E-Rechnung?“, sondern „Wie werden Tabellenwerte zuverlässig in strukturierte Rechnungsdaten überführt?“

Geeignete Ausgangslage

• eine oder wenige stabile Rechnungsvorlagen
• überschaubare Zahl von Rechnungen
• klar definierte Zellen für Rechnungs- und Kundendaten
• tabellarische Positionen mit konsistenten Spalten
• bewusste Freigabe jeder Rechnung

Warnsignale für einen umfassenderen Prozess

• mehrere Personen vergeben parallel Rechnungsnummern
• sehr hohe Belegmengen oder komplexe Freigabeketten
• viele Gesellschaften, Währungen oder internationale Steuerfälle
• automatischer Abgleich mit Lager, Zeiterfassung und Buchhaltung
• Peppol- oder API-Versand mit laufender Statusverarbeitung

Eine Excel-Erweiterung kann die Lücke zwischen Vorlage und Standard schließen, indem sie Zellen fachlichen Feldern zuordnet, Einheiten und Steuerfälle codiert, XML erzeugt und die Rechnung validiert. Sie ersetzt keine steuerliche Beurteilung und keine organisatorische Verantwortung. Ihr Wert liegt in der reproduzierbaren Übersetzung bereits vorhandener Rechnungsdaten.

Wie TabellenFaktura den Ablauf strukturiert

TabellenFaktura arbeitet lokal auf dem Windows-PC und bindet die vorhandene Excel-Vorlage in einen geführten Prozess ein. Rechnungsfelder und Positionsspalten werden einmalig zugeordnet. Verständliche Angaben wie „Stück“ oder „Stunde“ lassen sich standardisierten Codes zuweisen. Vor der Ausgabe werden Pflichtangaben, Rechenbeziehungen und technische Regeln geprüft.

Je nach Empfänger entsteht eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung. Die strukturierte Ansicht bleibt kontrollierbar, bevor eine Datei freigegeben wird. Rechnungsinhalte müssen für die Umwandlung nicht an einen Online-Konverter oder eine allgemeine KI übertragen werden. Damit verbindet der Ansatz die Flexibilität einer gewachsenen Excel-Vorlage mit einem nachvollziehbaren E-Rechnungsprozess.

Entscheidungsmatrix für den passenden Weg

Was ViDA für die nächste Stufe bedeutet

Mit dem 2025 endgültig beschlossenen EU-Paket „VAT in the Digital Age“ wird E-Invoicing stärker mit digitaler Umsatzsteuermeldung verbunden. Ab 1. Juli 2030 sollen grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU digitalen Meldeanforderungen auf Basis elektronischer Rechnungen unterliegen. E-Rechnungen werden damit nicht nur Austauschdokumente, sondern strukturierte Datenquellen für zeitnahe Meldesysteme.

Für heutige Prozesse folgt daraus keine Pflicht, jede Rechnung in die Cloud zu verlagern. Entscheidend sind Datenqualität, Interoperabilität und verlässliche strukturierte Felder. Ein lokal erzeugter, normkonformer Datensatz kann dieselbe semantische Qualität besitzen wie eine Cloudrechnung. Künftige Meldewege können jedoch zusätzliche Schnittstellen, Statusinformationen und kürzere Reaktionszeiten verlangen.

Langfristige Zukunftssicherheit entsteht deshalb weniger durch ein Schlagwort als durch saubere Grundlagen:

• Rechnungsdaten werden fachlich strukturiert statt nur optisch gestaltet.
• Standardversionen und Codelisten lassen sich aktualisieren.
• Format, Transport und Archivierung bleiben getrennte, prüfbare Bausteine.
• Originaldaten können vollständig exportiert und unabhängig aufbewahrt werden.
• Fehler und Status sind für Menschen verständlich dokumentiert.

Praxischeck vor dem Versand

Die folgende Checkliste bündelt fachliche, technische und organisatorische Kontrollen. Sie eignet sich als Freigaberoutine unabhängig vom verwendeten Programm.

Glossar: zentrale Begriffe in einem Satz

Business Term (BT)

Syntaxunabhängig definierte fachliche Information der EN 16931, beispielsweise die Rechnungsnummer.

Business Group (BG)

Gruppe logisch zusammengehöriger Business Terms, etwa eine Anschrift oder Zahlungsanweisung.

CII

Cross Industry Invoice von UN/CEFACT, eine zugelassene XML-Syntax für europäische Rechnungsdaten.

CIUS

Core Invoice Usage Specification; konkretisiert die Nutzung des europäischen Kerndatenmodells.

EN 16931

Europäische Normenreihe für das semantische Datenmodell elektronischer Rechnungen.

Leitweg-ID

Adressierungskennung für Rechnungsempfänger der öffentlichen Verwaltung, bei Bundesrechnungen in BT-10.

OZG-RE

Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes.

Peppol

Standardisiertes Netzwerk und Regelwerk für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten.

UBL

Universal Business Language, eine verbreitete XML-Syntax für XRechnung und andere E-Rechnungsprofile.

Validierung

Prüfung einer Rechnung gegen XML-Struktur, Schema, Geschäftsregeln und fachliche Anforderungen.

XRechnung und ZUGFeRD aus Excel erstellen →

FAQ

Häufige Fragen

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Rechnung nach dem deutschen Standard XRechnung auf Grundlage der europäischen Norm EN 16931. Sie enthält maschinenlesbare Rechnungsdaten und grundsätzlich kein eingebautes PDF-Rechnungsbild.

Wie kann eine XRechnung erstellt werden?

Rechnungsdaten werden fachlichen Feldern zugeordnet, in einer zulässigen XML-Syntax wie UBL oder CII ausgegeben und anschließend gegen Schema, EN-16931-Regeln, XRechnungs-Regeln und Empfängeranforderungen validiert.

Kann eine XRechnung aus Excel erstellt werden?

Ja. Eine spezialisierte Erweiterung kann Zellen und Positionsspalten einer Excel-Vorlage den benötigten Rechnungsfeldern zuordnen, standardisierte Codes ergänzen, die XML erzeugen und technische Regeln prüfen.

Ist eine PDF-Datei eine XRechnung?

Nein. Ein einfaches PDF enthält keine vollständig strukturierten Rechnungsdaten und gilt daher nicht als XRechnung. ZUGFeRD kombiniert dagegen ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML.

Was ist der Unterschied zwischen UBL und CII?

UBL und UN/CEFACT CII sind zwei unterschiedliche XML-Syntaxen für fachlich vergleichbare Rechnungsdaten. Die Elemente und Hierarchien unterscheiden sich, während die zugrunde liegenden Business Terms der EN 16931 dieselbe Bedeutung behalten.

Wann wird eine Leitweg-ID benötigt?

Die Leitweg-ID wird insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zur Adressierung verwendet. Bei Bundesrechnungen steht sie in der Käuferreferenz BT-10 und wird vom Auftraggeber mitgeteilt. Für gewöhnliche B2B-Rechnungen besteht keine allgemeine Leitweg-ID-Pflicht.

Muss eine XRechnung validiert werden?

Das Bundesfinanzministerium bezeichnet die Validierung nicht als unmittelbare Voraussetzung der steuerlichen Anerkennung, empfiehlt sie aber ausdrücklich zur Fehlervermeidung bei Erstellung und Versand. Empfängerplattformen können fehlerhafte Dateien ablehnen.

Wie wird eine XRechnung lesbar?

Eine XRechnung kann mit einem geeigneten Viewer in eine menschlich lesbare Darstellung übersetzt werden. Auch die Finanzverwaltung stellt über ELSTER einen E-Rechnungsviewer für XRechnung und ZUGFeRD bereit.

Wie lange muss eine XRechnung aufbewahrt werden?

Nach § 14b UStG beträgt die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist acht Jahre. Zumindest der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

Welche XRechnungsversion ist 2026 aktuell?

Die KoSIT führt XRechnung 3.0 als aktuelle normative Version. Das zum Beitragsstand aktuelle technische Paket ist das Bundle 3.0.2 Winter 2025/26 mit Fassung vom 31. Januar 2026.

Kann eine XRechnung per E-Mail verschickt werden?

Im B2B-Bereich ist E-Mail ein möglicher Übertragungsweg, sofern die Empfängeranforderungen passen. Bei Behörden gelten die Vorgaben der jeweiligen Plattform; die OZG-RE erlaubt unter anderem E-Mail, Upload, Weberfassung und Peppol.

Was prüft ein XRechnungs-Validator nicht?

Ein Validator kennt den zugrunde liegenden Vertrag und den realen Geschäftsvorgang nicht. Er kann daher nicht abschließend beurteilen, ob Leistung, Kunde, Steuerfall oder Bankverbindung inhaltlich richtig gewählt wurden.