E‑Rechnungs-Tools im Vergleich: Was sie kosten, was sie können – und wohin TabellenFaktura geht

Wer nur wenige Rechnungen im Monat schreibt, braucht nicht automatisch ein vollständiges Buchhaltungssystem. Trotzdem soll die E-Rechnung korrekt, nachvollziehbar und bezahlbar entstehen. Der Markt reicht von kostenlosen Cloud-Tarifen über umfassende Rechnungsprogramme bis zu Erweiterungen, die eine bestehende Excel-Vorlage weiterverwenden. Dieser Vergleich zeigt repräsentative Angebote, ihre Kosten und den jeweils passenden Einsatzzweck.

Welche Arten von E-Rechnungs-Tools gibt es?

Preisvergleiche sind nur sinnvoll, wenn auch der Leistungsumfang vergleichbar ist. Ein kostenloser Online-Generator, ein komplettes Buchhaltungssystem und eine Excel-Erweiterung lösen unterschiedliche Aufgaben.

• Kostenlose Generatoren und Einstiegstarife eignen sich für wenige Rechnungen, begrenzen aber häufig Dokumente, Kontakte oder weiterführende Funktionen.
• Cloud-Rechnungsprogramme verwalten Kunden, Angebote, Rechnungen, Mahnungen und teilweise die gesamte Buchhaltung. Dafür werden Daten in der Umgebung des Anbieters gepflegt und meist laufende Gebühren berechnet.
• Excel-Erweiterungen setzen an vorhandenen Arbeitsmappen an. Sie sind interessant, wenn Gestaltung, Kalkulationen und Abläufe in Excel erhalten bleiben sollen.
• Viewer und Prüfwerkzeuge können empfangene E-Rechnungen anzeigen oder validieren, erstellen aber nicht zwangsläufig eine neue Rechnung.

E-Rechnungs-Software 2026: Preise und Funktionen im Überblick

Die folgende Auswahl ist bewusst nicht vollständig. Sie zeigt typische Lösungen für Selbständige und kleine Unternehmen. Angegeben sind öffentlich ausgewiesene Preise vom 20. August 2026. Aktionspreise, Umsatzsteuer, Laufzeiten und Zusatzkosten unterscheiden sich; maßgeblich bleibt immer das aktuelle Angebot des Anbieters.

sevdesk: vom kostenlosen Einstieg bis zur Buchhaltung

sevdesk bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu drei Rechnungen oder E-Rechnungen pro Kalendermonat. ZUGFeRD und XRechnung sind enthalten. Wer unbegrenzt Rechnungen und Angebote erstellen möchte, benötigt den Tarif „Rechnung“. Darüber liegen Tarife mit Belegerfassung, EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung, Banking und weiteren Buchhaltungsfunktionen.

Das ist sinnvoll, wenn der gesamte Rechnungsprozess in eine Cloud-Anwendung umziehen soll. Wer nur die eigene Excel-Rechnung in ein gültiges E-Rechnungsformat überführen möchte, bezahlt in einem umfangreicheren Tarif möglicherweise Funktionen mit, die bereits anders gelöst sind.

easybill: Rechnungsplattform mit großzügigem Free-Tarif

easybill erlaubt im kostenlosen Tarif bis zu 50 Dokumente im Monat, begrenzt die Kontaktverwaltung aber auf drei Kontakte. Kostenpflichtige Pakete erweitern Dokumentkontingent, Kontakte, Gestaltung und Automatisierung. E-Rechnungen können erstellt und empfangen werden; hinzu kommen zahlreiche Schnittstellen, die besonders für Onlinehandel und wachsende Abläufe interessant sein können.

Bei der Kostenbetrachtung gehören neben dem Grundpreis auch Dokumentlimits, Mehrmengen und die ausgewiesenen Archivierungskosten auf den Tisch. Ein kostenloser Tarif kann für den Start passen, ist aber nicht automatisch dauerhaft kostenlos für jeden realen Dokumentbestand.

Lexware Office: E-Rechnung als Teil einer größeren Lösung

Lexware Office erfasst E-Rechnungen bereits in der kleineren Version S. Für das Erstellen und Übermitteln von ZUGFeRD und XRechnung wird laut Anbieter mindestens Version M benötigt. Diese umfasst außerdem Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Mahnungen und ein Online-Kundenportal. Größere Versionen ergänzen Buchhaltung, EÜR, Umsatzsteuer und weitere Funktionen.

Das Angebot richtet sich damit an Unternehmen, die mehr als einen Konverter suchen. Der reguläre Preis ist für einen fairen Vergleich aussagekräftiger als ein zeitlich begrenzter Rabatt für die ersten Monate.

SmartTools: E-Rechnung direkt aus Excel

Der SmartTools E-Rechnung Assistent ist der naheliegendste Vergleich zu TabellenFaktura, weil auch er individuelle Excel-Rechnungen in ZUGFeRD oder XRechnung überführt. Nach der Installation steht der Assistent im Excel-Menüband bereit und fragt benötigte Informationen schrittweise ab. Der Hersteller nennt außerdem Unterstützung aktueller Formatversionen sowie die Anzeige und Kontrolle von E-Rechnungen.

Der aktuell beworbene Einführungspreis beträgt 199 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Das Angebot wird als Dauerlizenz ohne monatliches Abo beschrieben. Für die langfristige Betrachtung ist zusätzlich wichtig, welche späteren Format- und Regelupdates in der Lizenz enthalten sind oder als kostenpflichtiges Update angeboten werden.

Warum kostenlose Tools nicht automatisch die günstigste Lösung sind

Für drei oder fünf Rechnungen im Jahr kann ein kostenloses Angebot vollkommen genügen. Kosten entstehen aber nicht nur auf der Rechnung des Softwareanbieters. Auch das Übertragen von Stammdaten, der Umbau einer vertrauten Vorlage, begrenzte Kontakte, Zusatzarchive oder eine wiederholte manuelle Kontrolle kosten Zeit.

Umgekehrt wäre es falsch, kostenlose Tarife pauschal abzuwerten. Sie schaffen einen niedrigen Einstieg und können für sehr kleine Mengen passend sein. Entscheidend ist, ob Datenfluss, Dokumentgrenzen, Archivierung, Formatunterstützung und der eigene Arbeitsablauf wirklich zusammenpassen.

Wohin geht die Reise mit TabellenFaktura?

TabellenFaktura will kein zweites großes Buchhaltungssystem werden. Im Mittelpunkt steht eine klar umrissene Aufgabe: Aus der vorhandenen Excel-Rechnung soll lokal, nachvollziehbar und wiederholbar eine technisch geprüfte E-Rechnung entstehen.

Die Entwicklung folgt dabei fünf Leitlinien:

1. Die eigene Vorlage bleibt. Gestaltung, Kalkulation und gewohnte Arbeitsweise müssen nicht in ein neues Portal übertragen werden.
2. Rechnungsdaten bleiben lokal. Für die Erstellung und Prüfung werden Kunden-, Bank- und Rechnungsdaten nicht an einen Online-Konverter hochgeladen.
3. Zuordnungen werden wiederverwendet. Einmal geprüfte Rechnungsfelder und Positionsspalten bleiben mit der Arbeitsmappe verbunden.
4. Prüfungen werden verständlich. Neben technischen Regeln sollen konkrete Hinweise zu Pflichtangaben, Käuferadresse, Umsatzsteuer-ID sowie Bank- und Zahlungsdaten helfen.
5. ZUGFeRD und XRechnung bleiben aktuell. Neue Versionen und Prüfregeln sollen über gepflegte Programmupdates bereitgestellt werden.

Warum eine Jahreslizenz geplant ist

Eine E-Rechnungslösung ist nach dem ersten Verkauf nicht fertig. Standards wie ZUGFeRD und XRechnung, technische Prüfregeln und gesetzliche Anforderungen entwickeln sich weiter. Eine Jahreslizenz schafft eine verlässliche Grundlage für diese Pflege, ohne kleine Nutzer in ein teures Komplettpaket zu zwingen.

Das Ziel für TabellenFaktura ist eine Jahreslizenz, deren rechnerische Belastung bei weniger als 15 Cent netto pro Kalendertag liegt. Der genaue Preis steht während der Testphase bewusst noch nicht fest. Erst Praxistests, Rückmeldungen und der tatsächlich notwendige Pflegeaufwand sollen zeigen, welcher Betrag dauerhaft tragfähig ist.

Nicht maximaler Profit, sondern maximaler praktischer Nutzen

Gerade Einzelunternehmer, Freiberufler und kleine Betriebe spüren steigende Kosten besonders deutlich. Wer wenige oder regelmäßig ähnliche Rechnungen schreibt, sollte nicht zu einer umfangreichen und entsprechend teuren Plattform gezwungen sein, nur um ein vorgeschriebenes Datenformat zu erzeugen.

TabellenFaktura soll deshalb zu den günstigsten professionell gepflegten Lösungen für diesen konkreten Anwendungsfall gehören. Wirtschaftlich tragfähig muss das Produkt trotzdem sein, denn Support, Sicherheit und Formatupdates brauchen Zeit. Der Anspruch ist nicht „kostenlos um jeden Preis“, sondern ein dauerhaft fairer Gegenwert.

Welches E-Rechnungs-Tool passt zu wem?

• Sehr wenige Rechnungen und kaum Stammdaten: Ein kostenloser Tarif kann ausreichen.
• Rechnung, Kundenverwaltung und Buchhaltung aus einer Hand: Cloud-Lösungen wie sevdesk, easybill oder Lexware Office bieten den größeren Gesamtumfang.
• Bestehende Excel-Vorlage und Wunsch nach einer Kaufsoftware: SmartTools ist eine etablierte Excel-nahe Option.
• Bestehende Excel-Vorlage, lokale Verarbeitung und niedrige laufende Kosten: Genau für diesen Bedarf wird TabellenFaktura entwickelt.

Fazit: Der Preis muss zum tatsächlichen Problem passen

Der Markt für E-Rechnungs-Software ist größer und vielfältiger, als ein schneller Preisvergleich vermuten lässt. Kostenlose Tarife sind attraktiv, vollständige Cloud-Systeme bieten viel Automatisierung und Excel-Erweiterungen bewahren vertraute Abläufe. Eine gute Entscheidung beginnt deshalb nicht mit dem billigsten Preisschild, sondern mit der Frage: Welche Aufgaben muss das Tool wirklich übernehmen?

TabellenFaktura konzentriert sich auf kleine Unternehmen und Einzelunternehmer, die ihre eigene Excel-Vorlage behalten und daraus zuverlässig ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen möchten. Die Testphase soll zeigen, wie dieser Nutzen mit einer besonders niedrigen, aber nachhaltig pflegbaren Jahreslizenz verbunden werden kann.

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FAQ

Häufige Fragen

Welche E-Rechnungs-Tools gibt es für kleine Unternehmen?

Zur Auswahl stehen kostenlose Generatoren und Einstiegstarife, Cloud-Rechnungsprogramme wie sevdesk, easybill oder Lexware Office sowie Excel-Erweiterungen wie SmartTools und TabellenFaktura. Die passende Kategorie hängt davon ab, ob nur E-Rechnungen erzeugt oder auch Kunden, Belege und Buchhaltung verwaltet werden sollen.

Gibt es kostenlose Programme für ZUGFeRD und XRechnung?

Ja. sevdesk und easybill bieten beispielsweise kostenlose Einstiegstarife mit ZUGFeRD und XRechnung an. Dabei gelten Grenzen für Rechnungen, Dokumente, Kontakte oder weitere Funktionen. Auch mögliche Archivierungs- und Zusatzkosten sollten geprüft werden.

Was kostet der SmartTools E-Rechnung Assistent für Excel?

Am 20. August 2026 wird der SmartTools E-Rechnung Assistent bei einem Händler für 199 Euro inklusive Mehrwertsteuer als Einführungspreis angeboten. Ausgewiesen ist eine Dauerlizenz statt eines Abos. Preis, Updatebedingungen und Leistungsumfang können sich ändern.

Was wird TabellenFaktura kosten?

Während der Testphase ist TabellenFaktura kostenlos. Danach ist eine besonders günstige Jahreslizenz geplant, deren rechnerische Belastung nach heutigem Ziel unter 15 Cent netto pro Kalendertag liegen soll. Der endgültige Preis steht noch nicht fest.

Warum plant TabellenFaktura eine Jahreslizenz?

E-Rechnungsformate und technische Prüfregeln werden fortentwickelt. Die Jahreslizenz soll laufende Updates, Pflege und Support finanzieren, ohne kleine Unternehmen in ein umfangreiches und teures Buchhaltungspaket zu zwingen.

Ist TabellenFaktura eine Buchhaltungssoftware?

Nein. TabellenFaktura konzentriert sich darauf, vorhandene Excel-Rechnungen lokal in ZUGFeRD oder XRechnung zu überführen und technisch zu prüfen. Eine vollständige Buchhaltung, Steuererklärung oder ein Cloud-CRM soll es nicht ersetzen.

Welches Tool eignet sich, wenn ich meine Excel-Vorlage behalten möchte?

Dann sind Excel-nahe Lösungen besonders relevant. SmartTools und TabellenFaktura setzen an individuellen Excel-Rechnungen an. TabellenFaktura legt zusätzlich den Schwerpunkt auf lokale Verarbeitung, gespeicherte Feldzuordnungen und eine sehr günstige geplante Jahreslizenz.